Куди ставити печатку


 

Наявність на документі друку свідчить про його важливість, дійсності та офіційному статусі. Проте в процесі діяльності підприємств час від часу виникають питання щодо того, куди і яку друк слід ставити.

      У першу чергу, правила проставлення печатки залежать від її типу та приладдя. Так, на документи державних установ ставиться гербова печатка із зображенням двоголового орла. Комерційні організації та індивідуальні підприємці запевняють документи стандартним круглим відбитком, що містить найменування (прізвище, ім’я та по батькові), реєстраційні дані і, за бажанням, логотип компанії.

Крім основної печатки, яка застосовується для особливо важливих і стратегічних цілей: створення та внесення змін до установчих документів, укладання договорів, оформлення платіжних доручень і чеків, офіційних листів, доручень і т.д., можна виготовити і додаткові: для довідок , фінансових документів, відділу кадрів. При цьому їх призначення має бути зазначено на відбитку.

Основний печаткою завіряють підпису перших осіб — директорів та їх заступників, а додатковими — співробітників відповідних служб (бухгалтерії, відділу кадрів тощо). Відбиток треба проставляти таким чином, щоб він частково захоплював найменування посади особи, яка підписала документ, а підпис і реквізити друку були добре видні.

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), затверджена наказом Головархіву СРСР 23.05.1988 року передбачає перелік документів, на які ставиться основна або гербова печатка. Більш нової редакції немає, але стосовно теперішнього моменту він виглядає приблизно таким чином:
- Акти;
- Довіреності;
- Договори;
- Висновки, відгуки;
- Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту, позовні і т.д.);
- Посвідчення про відрядження;
- Зразки відбитків печаток і підписів;
- Листи;
- Платіжні доручення, вимоги, чеки, на переказ валюти і т.д.;
- Положення про організацію;
- Реєстри;
- Кошторису витрат;
- Угоди;
- Довідки (архівні, лімітні, про виплату страхових сум, про зарплату і т.д.);
- Специфікації;
- Титульні списки;
- Посвідчення;
- Статути організацій;
- Штатні розклади.

Щоб виключити можливі непорозуміння при користуванні печатками, підприємствам бажано самі визначити список документів, а також перелік осіб та зразки підписів, які вимагають завірення печаткою.

Крім того, існують уніфіковані форми документів з реквізитом «М.П.» — місце друку. У таких випадках зазвичай не виникає питань про те, куди ставити печатку, але потрібно дотримуватися загальне правило: відбиток повинен бути чітким і добре читаним.