Куди ставиться печатка


 

Щодня в будь-якій організації — в державній установі, на великому чи малому підприємстві, в індивідуального підприємця — виникає потреба в посвідченні фактів, які потребують печатки. Найчастіше ці факти пов’язані з грошовими коштами або підтвердженням підписів посадових осіб (їх справжності) на різних документах. У той же час є документи, на яких відбиток печатки необов’язковий.


      Друк повинна бути у кожної юридичної особи. Ця норма закріплена в законі. ТОВ, ЗАТ, ВАТ та інші організації повинні використовувати круглу печатку, відтиск якої включає повне фірмове найменування підприємства російською мовою і посилання на місце його територіального розміщення. Фірмове ім’я може бути вказано і на іноземній мові.

Відбиток друку значиться в переліку реквізитів документа, згідно ГОСТу Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(прийнятий 03.03.2003). У той же час друк, наприклад, не включається до переліку обов’язкових реквізитів ряду первинних облікових бухгалтерських документів, за винятком банківських паперів, прибуткового касового ордера, документів на відвантаження і т.д.

Обов’язково закріплюється печаткою договір, якщо це обумовлено в самому договорі особливою умовою або якщо на бланку зазначаються дві літери «МП» («Місце печатки»). Те ж саме стосується актів виконаних робіт (послуг). Передбачено використання печатки і на довіреності, яка дається організацією працівникові (ця позиція вказана в Цивільному Кодексі РФ — п. 5 ст. 185).

Відсутня вимога щодо наявності печатки в деяких формах бухгалтерської звітності (положення наказів Мінфіну Росії від 22.07.2003 N 67н і від 02.07.2010 N 66н), проте, згідно з Наказами Мінфіну Росії від 15.10.2009 N 104н і від 05.05.2008 N 54н, форми податкових декларацій (з ПДВ, податку на прибуток та інших) повинні бути завірені печаткою.

Обов’язкове засвідчення печаткою організації передбачено для найважливіших кадрових документів: першої сторінки трудової книжки, посвідчення про відрядження (форма N Т-10), акта про прийом робіт за строковим трудовим договором (форма N Т-73). У Трудовому кодексі РФ (ст. 57) вимога друку на трудовому договорі не прописано, але на практиці друк зазвичай ставиться.

З урахуванням того, що існує безліч документів, по яких немає однозначного рішення щодо наявності або відсутності печатки, організації слід розробити власний наказ (положення, інструкцію), в якому необхідно прописати перелік документів, що вимагають посвідчення печаткою. Приблизний їх перелік перерахований в ГСДОУ (Державній системі документаційного забезпечення управління — 1988, 1991 рр..).

Варіанти можуть бути наступними:

— акти (виконаних робіт, експертизи, списання, прийому об’єктів і т.д.);
- Норми витрат (наприклад, на дорогоцінні метали);
- Зразки відбитків печаток, а також зразки підписів працівників, яким дано право здійснювати фінансово-господарські операції;
- Гарантійні листи;
- Листування з керівництвом та структурами різних державних органів (наприклад, з податковою службою, позабюджетними фондами і т.д.).

Друк можна виготовити не одну, а кілька (закріпивши цей факт документально) — для кожного відокремленого підрозділу організації. У кожної друку буде своє конкретне призначення — для пропусків, для документів, для рахунків-фактур.

Друк на документі потрібно ставити в тому місці аркуша, де стоїть реквізит «МП» («Місце печатки»). Якщо його немає, друк проставляється так, щоб відбиток перекривав частина слова — позначення посади особи, завізованого документ. При цьому підпис має бути чітко помітна, як і вся інформація з відбитка печатки.