Що таке первинна документація

Що таке первинна документація

Первинна документація включає документи, які містять вихідні відомості в результаті здійснення будь-якої господарської операції. До них відносять акти, платіжні доручення, виписки з розрахункового рахунку, товарні накладні, бухгалтерські довідки і т.д. Як правило, бухгалтерський облік неможливий без такої документації.

Інструкція

Первинний документ оформляється тим же числом, що і здійснення господарської операції. Наприклад, з розрахункового рахунку списується комісія за розрахунково-касове обслуговування. У цей же день повинна бути оформлена виписка і меморіальний ордер.

Як правило, первинні документи оформляються на уніфікованих формах, розроблених російським законодавством. Але не всі бланки передбачені; так, наприклад бухгалтерська довідка складається в довільній формі. Однак при оформленні необхідно вказувати обов’язкову інформацію: найменування та реквізити організації, назва документа, зміст операції, найменування посад, прізвища співробітників, розпис і штамп організації.

Навіщо потрібна первинна документація? Головним чином для того, щоб зафіксувати всі здійснювані господарські операції. Документація буває внутрішня і зовнішня. Внутрішня необхідна для обліку та контролю за всіма рухами, наприклад, основний засіб передається в експлуатацію — складається акт, який є первинним документом. Зовнішня документація необхідна для роботи з постачальниками, покупцями, наприклад, ви виставляєте рахунок на оплату покупцеві.

Також існує первинні документи з обліку та оплати праці, до них відносять: накази про прийом і звільнення, штатний розклад, графік відпусток та інші. Виділяють документацію і з обліку основних засобів; наприклад, акт про прийом ОС, інвентарна картка та інші. Документація, яка оформлюється для обліку касових операцій, містить такі документи, як авансовий звіт, прибутковий і видатковий касовий ордер.

У деяких первинних документах виправлення не допускаються, наприклад, у виписці з розрахункового рахунку або в платіжному дорученні. А от, наприклад, накладні можуть містити виправлення, але поряд з ними повинна стояти підпис людини, який вніс коригування, дата і штамп організації.