Як бути хорошим офіс-менеджером

Як бути хорошим офіс-менеджером

З розвитком цивілізації професій стає все більше, всього кілька років тому все, що було пов’язано з діловодством, асоціювалося з посадою секретаря. Тепер же найпопулярніша професія — офіс-менеджер. Вона пов’язана не тільки з діловодством, але і з формуванням розпорядку дня начальства, постійними контактами з відвідувачами і нескінченними телефонними дзвінками.

Вам знадобиться

Охайний зовнішній вигляд, усмішка, комунікабельність, відповідальність.

Інструкція

  1. Хороший офіс-менеджер — це першокласний адміністратор і організатор, який контролює роботу всього офісу або адміністративного відділу компанії. Він завжди в курсі всіх подій, у тому числі розкладу зустрічей та переговорів керівництва, часто йому підпорядковані кур’єри та водії.
  2. Щоб стати хорошим офіс-менеджером, необхідно володіти такими якостями як відповідальність, комунікабельність та енергійність. Крім того, потрібно намагатися відповідати іміджу і корпоративної культури компанії.
  3. На цій посаді дуже важливо виконувати свої професійні обов’язки якісно, ​​особливо якщо в планах на майбутнє є підйом по кар’єрних сходах.
  4. Варто пам’ятати, що офіс-менеджер — обличчя фірми, з його поведінки, професіоналізму і зовнішньому вигляду судять і про компанію, і про керівника. Зовнішній вигляд завжди повинен бути охайним, форма одягу відповідати діловому стилю, а поведінка не має виходити за рамки дозволеного. Необхідно зарекомендувати себе як грамотного і пунктуального фахівця, який може правильно вести переговори, вміє працювати з технікою і є гідним обличчям компанії. Ніяких запізнень на роботу і конфліктів бути не повинно що б не трапилося.
  5. По можливості слід виділятися з загальної маси співробітників і, проявляючи ініціативу, вносити пропозиції щодо поліпшення роботи компанії, робити зауваження у разі необхідності. Тобто показувати керівництву, що ви справжній член команди, якому небайдужі проблеми і інтереси компанії.
  6. Хороший офіс-менеджер повинен вміти грамотно писати, швидко знаходити інформацію і систематизувати її. Особливо важливе місце серед обов’язків займає спілкування по телефону. Відповідати на дзвінки можна тільки з посмішкою на обличчі, граничної ввічливістю і коректністю. Дратівливість і невдоволення повинно повністю відсутнім незалежно від того, скільки попереду ще невиконаної роботи і в який час доби доводиться брати слухавку.

Зверніть увагу

Робота офіс-менеджера не завжди має на увазі стандартну тривалість робочого дня, найчастіше доводиться підлаштовуватися під керівництво, і не виключені відрядження.

Корисні поради

Приступаючи до обов’язків офіс-менеджера в першу чергу необхідно налагодити контакт з іншими співробітниками і тільки потім займатися безпосередніми справами