Ніяка хороша робота відділу неможлива без продуманої організації. Тільки від цього залежить її виконання з належною якістю в заплановані терміни. Основним завданням керівника є постановка мети, організаційне забезпечення її виконання, правильний розподіл обов’язків серед співробітників, забезпечення узгодженості в їхніх діях, аналіз і контроль досягаються. Це дозволить здійснювати ефективне управління та планування роботи відділу.
Інструкція
- Продумайте той технологічний процес, який довірений вашому відділу, розбийте його на кілька найпростіших складових, підзадач. Визначтеся з виконавцями кожній, при цьому врахуйте такі фактори, як досвід і кваліфікацію кожного співробітника, особливості характеру, а також важливість і пріоритетність кожної підзадачі. Обміркуйте послідовність виконання, графік і ті точки на ньому, в яких результати слід аналізувати і контролювати. Постарайтеся врахувати всі фактори, які можуть вплинути на якість і терміни виконання роботи та мінімізувати їх вплив. Продумайте резервні варіанти, в тому числі, питання взаємозамінності.
- Розподіліть обов’язки. Постарайтеся «не тягнути на себе ковдру» і дати своїм підлеглим можливість проявити себе. Не забувайте, що основне завдання керівника — адміністративна діяльність. Обговоріть повноваження і зону відповідальності кожного працівника, визначте для кожного той набір повноважень, який у нього буде матися в рамках виконання конкретного виробничого завдання.
- Обмежте право самостійного прийняття рішень тільки тими співробітниками, на чию кваліфікацію та досвід ви можете безумовно покластися. У будь-якому випадку, право на прийняття кінцевого рішення, завжди залишайте за собою. Забезпечте внутрішня взаємодія між усіма робочими групами у відділі, призначте відповідальних керівників в кожній групі. Які зможуть вирішувати всі питання між собою. Домовтеся, щоб при виникненні нерозуміння і конфліктів, ви були б поставлені до відома. Підтримуйте в колективі свого відділу баланс між співпрацею і суперництвом. Це прекрасний мобілізуючий фактор.
- Проводите аналіз і контроль отриманих результатів із встановленою регулярністю і періодичністю. Повною мірою використовуйте той інструментарій керівника, який дозволяє підвищити відповідальність і виконавську дисципліну підлеглих. Мотивуйте їх і будьте справедливі при розподілі як штрафних санкцій, так і матеріального заохочення.
