Як написати аналітичну записку

Як написати аналітичну записку

Аналітична записка — особливий вид службової документації. Її основна мета — привернути увагу керівника до певної проблеми. У ній викладаються пропозиції щодо подолання кризової ситуації, перераховуються основні напрями і етапи діяльності. Аналітичну записку не можна плутати з аналітичним звітом. Перша намічає перспективу розвитку подій, другий дає оцінку результатів проведених заходів. У кожній організації існують власні вимоги щодо написання внутрішніх документів. Однак, будь-яка аналітична записка містить такі частини, як вступ, основна частина, висновок, додатки.

Інструкція

  1. Введення

    У цій частині аналітичної записки ви повинні вказати на важливість проблеми, з приводу якої звертаєтеся до керівника. Чітко сформулюйте причини свого неспокою, оцініть отриманий організацією збиток. Перерахуйте джерела інформації і методи аналізу, які ви використовували. Визначте гранично допустимі терміни вирішення проблеми.

    Наприклад, ви є начальником відділу продажів рекламних площ в журналі. В останні три місяці обсяг проданої реклами поступово знижується, хоча ваші співробітники сумлінно трудяться. Ви розумієте, в чому причина, але вирішити ситуацію самостійно не можете.

    У вступі аналітичної записки напишіть про те, що ви виявили зниження рівня продажів, провели аналіз ситуації (перевірили плани і звіти відділу, поспілкувалися з кожним співробітником, організували внутрішнє нарада), пропрацювали конкретні ідеї, які й представляєте на схвалення керівникові.
  2. Основна частина

    Тут потрібно максимально докладно розглянути всі аспекти проблеми і по кожному з них запропонувати спосіб вирішення.

    Виділіть у тексті підрозділи по кількості пропозицій, назвавши їх коротко, але ясно. У кожному викладіть спочатку негативну сторону, потім власне суть змін, а також передбачувані матеріально-технічні витрати і розподіл обов’язків серед співробітників.

    Розташуйте пропозиції за рівнем зменшення важливості або в хронологічному порядку.

    Приводьте якомога більше деталей. Цим ви покажете високу ступінь володіння ситуацією і опрацьованість проблеми. Перераховуйте аргументи і підтверджують розрахунки. Тут же ви можете послатися на позитивний досвід, відомий у даній сфері.

    Для підвищення об’єктивності аналітичної записки приведіть дані (відомості, інформацію), отримані з інших структурних підрозділів організації.

    У наведеному вище прикладі основна частина аналітичної записки може містити пропозицію про введення нової тематичної рубрики «Побутова техніка». Для цієї рубрики будуть знайдені рекламодавці на тривалий період. До створення текстів рекламного та інформаційного характеру передбачається залучити штатних журналістів.

    Так само може бути висунута пропозиція про виділення співробітникам відділу службового автомобіля для відвідування віддалених офісів клієнтів, що скоротить втрати робочого часу та витрати на проїзд. Ця теза слід підтвердити розрахунками, отриманими в бухгалтерії.
  3. Висновок

    Сформулюйте основні висновки по кожному підрозділу основної частини. Однак, прямих повторень головного тексту постарайтеся уникнути. У той же час стежте за тим, щоб у тексті ув’язнення не виявилися раптово пропозиції, не зазначені в основній частині.

    Будьте короткі, але переконливі. Один висновок не може суперечити іншому. І всі вони повинні бути логічні й утримувати позитивний прогноз на найближче майбутнє.

    У заключній частині вже розглянутого прикладу буде міститися висновок про вплив нової рубрики на збільшення продажу реклами. Прогнозні цифри можуть виглядати так: планується залучити 5 рекламодавців строком на 6 місяців з бюджетом 50 тис. р.
  4. Програми

    Додаткові матеріали, зібрані в спеціальному розділі, підвищать достовірність ваших тверджень, проілюструють наведені відомості. У додатку можна розмістити таблиці, графіки, діаграми і інший наочний матеріал.

Зверніть увагу

Оформлення аналітичної записки має бути виконано в єдиному стилі, прийнятому в організації. Обов’язково пронумеруйте сторінки та програми.