Як написати діловий лист-відповідь


 

Отримуючи повідомлення від партнера по бізнесу, багато хто намагається якомога швидше відповісти на отриманий запит, щоб не змушувати чекати партнера. І це правильно — час в цьому випадку нерідко має значення, яке важко переоцінити. Але не замислюючись особливо про форму відповіді, мало хто думає, що цим він може нанести удар по репутації компанії.



Інструкція

  1. Для початку уважно вивчіть питання, викладені в листі контрагента. Підготуйте короткий варіант відповіді по кожному з пунктів, якщо таких в ньому кілька. Тепер приступите до оформлення листа-відповіді на запит. Для цього візьміть фірмовий бланк компанії, з нанесеними на ньому логотипом і реквізитами фірми. Якщо такого не існує, наберіть шапку листа, вказавши в ній необхідні відомості, вручну. Розміщення реквізитів у листі дуже цінно для вашого бізнес-партнера. Пропонуючи їх у кожному повідомленні, ви позбавляєте його від необхідності кожного разу розшукувати їх у стосі паперів чи комп’ютерних файлах, а також від необхідності робити окремий запит за реквізитами при бажанні скласти новий договір або сплатити рахунок.
  2. У правому верхньому кутку напишіть реквізити адресата листа. Тут вкажіть назву організації, посаду автора запиту та його ПІБ. Навпаки, в лівому кутку виділіть рядки для вихідного номера, який буде присвоєний документу при реєстрації, і дати. Найменування документа в такому випадку не пишеться. Почніть відразу з обігу на ім’я та по батькові, після слова «Шановний». У змістовній частині листа першими словами буде «У відповідь на ваш лист повідомляємо» (запит, вимога і т.д.). Далі розпишіть по пунктах всі заготовлені відповіді, дотримуючись такої порядкової нумерації, яка була у вихідному листі.
  3. У заключній частині висловіть прохання, побажання чи вимоги, не забуваючи дотримуватися поважного тону, ділового стилю письма і стежити за грамотністю. Завершіть лист словами «З повагою» і назвіть свої ПІБ, а також займану посаду. Крім того, напишіть тут ваш телефон для зв’язку та e-mail, якщо хочете отримати відповідь лист або коментарі з приводу сказаного в листі.

Корисні поради

Якщо вам, з обов’язку служби, часто доводиться писати відповіді на однотипні запити, розробіть і збережіть зразок листа, дотримуючись вищевикладеним рекомендаціям. Він повинен включати в себе ключові фрази і поля для вільного заповнення, підготовлені для внесення змінюється інформації.