Як написати діловий лист


 

Ділові листи слід відрізняти від особистої переписки. До їх написання необхідно підходити з особливою уважністю. Тема таких листів залишається актуальною і в даний час. Їх направляють один одному партнери, роботодавці працівникам і навпаки. Існує ряд правил, відступ від яких при написанні ділових листів неприпустимо.



Вам знадобиться

— документи підприємства;
- Реквізити адресата;
- Мета складання листа.

Інструкція

  1. У правому верхньому куті ділового листа, як правило, слід написати прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, якій воно адресовано. Якщо відбувається переписка між різними компаніями, то необхідно вказати юридичну адресу підприємства, куди буде спрямовано лист.
  2. Посередині аркуша напишіть звернення до адресата. Обов’язково слід шанобливо звертатися до особі (особам), до якого ви бажаєте донести якусь інформацію. Не допускається за правилами жодних скорочень в цьому рядку, тому це необхідно враховувати.
  3. Зміст ділового листа має починатися з вступу, події, які послужили виникнення певної ситуації. Далі вам слід вказати основну мету листи, по якій і йде його складання. Це може бути запрошення, наприклад, на виставку, привітання з будь-якої значної датою, принесення співчуттів, комерційне або іншого роду пропозицію, запит про якусь інформації, відповідь на аналогічний лист, висловлювання прохань про що-небудь, претензій з яких -то питань і багато інші цілі, що спонукали написати вас діловий лист.
  4. Після опису мети підведіть підсумки, результати, які ви бажали б отримати, надіславши діловий лист адресату. Наприклад, якщо ви пропонуєте своєму партнерові ознайомитися з появою нової продукції, то підсумок може бути написаний таким чином: «Сподіваюся (сподіваємося), що ви оціните якість нових товарів».
  5. До листа необхідно додати документи, якщо це прописано в тексті ділового листа. Якщо ви виступили з пропозицією нової продукції, уявіть адресату прайс-лист та презентацію товарів.
  6. Як правило, закінчувати діловий лист необхідно словами: «З повагою», далі вкажіть посаду особи, від імені якого воно написано, його прізвище, ініціали. Прийнято вважати, що слід вказувати контактний номер телефону, адреса місця знаходження підприємства, адреса електронної пошти.