Як написати доповідну на співробітника

Як написати доповідну на співробітника

Повна офіційна назва цього документа — доповідна записка. Цей жанр нині в ходу в основному в державних організаціях і великих компаніях. У малому і середньому бізнесі конфліктні ситуації, для вирішення яких використовується доповідна, частіше зважуються усно, але часом використовується і письмова форма.

Вам знадобиться

- Комп’ютер;
- Принтер;
- Аркуш паперу;
- Авторучка.

Інструкція

  1. До доповідної застосовуються ті ж вимоги, що й до більшості формальних документів. У ній повинна бути інформація, кому (керівнику підрозділу або організації) і від кого вона адресована.

    Всі ці дані розміщуються в правому верхньому куті документа, а сам розділ іменується «шапкою».

    У першому рядку вказується посада адресата доповідній, нижче — назва організації, потім — прізвище з ініціалами.

    Ще нижче в тому ж порядку, виключаючи назва організації: Посада та прізвище з ініціалами автора доповідної. Якщо посада довга, вона може займати більше одного рядка.
  2. Під «шапкою», звичайно з відступом кількох рядків, пишеться назва документа — доповідна записка. Зазвичай це робиться з маленької літери, в кінці ставиться крапка. Припустимо також варіант, коли воно набирається великими літерами, точка при цьому не ставиться.

    У кожному разі, розміщувати назву потрібно посередині рядка (при наборі в текстовому редакторі — за допомогою вирівнювання по центру).
  3. Нижче коротко викладається суть інциденту, що став приводом для написання доповідній: хто саме з колег, підлеглих або старших за посадою, коли і за яких обставин, що саме зробив і чому ці дії автор доповідної вважає неприпустимими.

    Посилатися, аргументуючи неприпустимість вчинку, можна не тільки на норми чинного законодавства, а й на внутрішньокорпоративні правила, де доречно, апелювати до шкідливих наслідків проступку для підприємства (наприклад, зрив виробничого графіка з-за того, що співробітник без поважних причин не виконав або несвоєчасно завершив свою частину роботи). Якщо діями, що стали приводом для доповідної, було завдано збитків фірмі, це також потрібно вказати.
  4. Завершивши виклад інциденту, потрібно переходити до того, про що автор доповідної просить адресата. Як правило, передбачається прийняття тих чи інших заходів, що сприяють наведенню порядку.

    Під текстом доповідній ставиться дата. Потім готовий документ роздруковується і завіряється підписом.

    Авторів може бути і декілька. В цьому випадку всі перераховуються в «шапці» і розписуються під доповідній.

    Потім документ передається адресату особисто, через секретаря або по корпоративній пошті.