Як написати грамотно лист

Як написати грамотно лист

Багато в чому доля наміченого справи, прохання, заяви, подальшого співробітництва залежить від першого ділового листа, який ви направите на адресу свого потенційного партнера або інвестора. Це свого роду візитна картка за якою можна судити про те, наскільки серйозно слід відреагувати на ваше звернення. Воно свідчить про ваших ділових якостях, компетентності, вмінні докладно і коротко викладати суть. Зміст листа може бути різним, але ключові моменти оформлення всіх ділових листів одні.

Інструкція

  1. Діловий лист пишеться на стандартному аркуші паперу формату А4, на якому стоїть кутовий штамп вашої організації або на її фірмовому бланку. На штампі або бланку має бути відображено назву вашої компанії, її поштову адресу, а також телефон, факс та адресу електронної пошти або web-сайту. Це дає можливість одержувачеві вашого листа без проблем оперативно зв’язатися з вашою організацією.
  2. Зарамкове оформлення тексту листа — поля і відступи роблять відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, зліва — 3 см, праворуч 5, 5 см. Зазвичай використовується шрифт Times New Roman 12 розміру. Якщо лист буде на декількох сторінках, необхідно їх пронумерувати. Зверху вказується вихідний реєстраційний номер листа та дата його написання.
  3. У шапці листа пишеться посада, прізвище, ім’я та по батькові одержувача, адреса організації, куди направляється лист. Праворуч вказується тема листа. Починати листа слід з обігу «Шановний (а)», «Пан» або «Пані», далі йде ім’я та по батькові одержувача.
  4. Перший абзац основного тексту — анонс або вступ, його стандартно починають фразами «В даний час …»,« Прошу Вас …», «Ми раді повідомити …» і т.п. Звернення до адресата завжди пишеться з великої літери. У вступі коротко викладіть суть листа і перейдіть до основної частини.
  5. Розбивайте текст на невеликі абзаци, логічно пов’язані один з одним. Не вказуйте непотрібних подробиць, викладайте саму суть. В ідеалі, об’єм ділового листа не повинен перевищувати однієї сторінки, постарайтеся вкластися в нього.
  6. Заключний абзац почніть зі слів: «Виходячи з вищесказаного …», «Враховуючи вищевикладене …» і після них викладіть свою пропозицію, прохання, висновки.
  7. Якщо до ділового листа є програми, вкажіть їх пронумерованим списком із згадкою їх назви та кількості аркушів у кожному документі.
  8. Лист завершите найменуванням посади, підписом і її розшифровкою. Якщо лист писав ваш підлеглий, то внизу сторінки має бути зазначено прізвище, ініціали та телефон виконавця.

Корисні поради

І не забудьте перевірити орфографію і пунктуацію, це важливий показник загальної грамотності оформлення ділового листа.