Як написати грамотно відмова

Як написати грамотно відмова

Працюючи на різних посадах, люди не завжди знають, як правильно написати відмову людям або інстанціях. Виникають питання з приводу грамотності, формі відмови, при цьому важливу роль відіграє збереження хороших міжособистісних відносин.

Інструкція

  1. Розгляньте уважно отримане звернення, не поспішайте з висновками, вивчіть найдрібніші подробиці. Адекватно оцініть ситуацію, знайдіть негативні і позитивні сторони. Якщо негативних аргументів набагато більше, то сміливо приймайте рішення про відмову.
  2. Ви повинні юридично грамотно скласти свою відмову, щоб при обурення зворотної сторони бути впевненим у своїй правоті. У верхньому правому куті напишіть назву організації, посаду керівника тієї людини, для кого призначено даний лист. Нижче можна написати слово «заява».
  3. Зрозумійте, ви зобов’язані написати відмову так, щоб він був прочитаний до кінця, в ньому докладно і ясно повинні бути прописані пункти відмови. Запитань у одержувача після такого листа виникнути ні в якому разі не повинно. Якщо ви пишете відмову якомусь діловому партнеру, то відмова не повинен розуміти повне припинення співпраці.
  4. Грамотне написання відмови увазі правильне повідомлення поганої новини. Ваші слова повинні бути настільки коректні, щоб людина не відчула негативного до себе ставлення. Делікатність є вашим козирем.
  5. Почніть з нейтрального початку. Психологічно це підготує клієнта до поганої новини, висловіть часткове згоду, що підбадьорить ваш лист-відмову. Будьте позитивні, пишіть пояснення в піднесеному настрої, не використовуйте колючих фраз і незрозумілих висловів.
  6. Формулюйте свої думки чітко. Рекомендується використовувати пасивний стан. Ніколи не поспішайте. Як правило, відмова підтверджується документально. Прикладіть до вашого відмови необхідні документи, що підтверджують не ваше особиста думка, а думка цілого колективу, компанії, фірми, організації. І нарешті, якщо цього вимагають обставини, що склалися, то приведіть законодавче обгрунтування своїх дій.