Як написати лист чиновнику

Як написати лист чиновнику

У разі необхідності написати лист чиновнику важливо дотримуватися правила оформлення таких документів. В даному випадку краще за все взяти за вихідний зразок формат службового листа, саме воно призначене для передачі або отримання офіційної інформації. Правильно оформлене звернення дозволить вам розраховувати на дотримання всіх правил взаємодії влади з громадянами і її представником.

Вам знадобиться

- Комп’ютер;
- Принтер;
- Офісний папір формату А4.

Інструкція

  1. Всі офіційні листи починаються з вказівки реквізитів адресата, що розташовуються праворуч у верхній частині листа. Напишіть найменування державної структури та поштова адреса в родовому відмінку. Далі в давальному відмінку вкажіть посаду, прізвище, ім’я та по батькові чиновника, якому адресовано ваше звернення. Якщо послання буде продубльовано і вислано на адресу декількох організацій, перерахуйте їх тут же. Не забудьте вказати і власні ПІБ, місце проживання та контактні телефони. Службовий лист — єдиний документ найменування якого не потрібно вказувати в тексті. Тому відразу переходите до змістовної частини.
  2. Почніть лист з обігу «Шановний» і зверніться по імені та по батькові в тому випадку, якщо ви впевнені, що ваше звернення потрапить до конкретної людини. Якщо ні, пропустите особисте звернення і відразу приступите до опису ситуації, що склалася. Постарайтеся коротко і в діловому стилі викласти вашу справу, уникаючи зайвих подробиць. Опишіть обставини, які потребують розгляду вашого питання даними офіційною особою. Аргументуйте свою позицію, посилаючись на конкретні статті закону, що підтверджують справедливість ваших суджень.
  3. У заключній частині повідомте ваші вимоги після слова «Прошу». Вкажіть строки, в які ви очікуєте рішення вашого питання. Опишіть порядок ваших дій на випадок відсутності реакції з боку представника влади на ваше звернення. У розділі «Додатки» перерахуйте і пронумеруйте всі документи (зазвичай копії), які ви вважаєте за потрібне пред’явити до розгляду питання. Підпишіть лист і поставте дату. Роздрукуйте лист у двох примірниках.

Зверніть увагу

Зрозуміло, ви можете скласти офіційний лист в простому письмовому вигляді. Але слід пам’ятати, що у ваших інтересах донести проблему в найбільш доступному вигляді, щоб уникнути різночитань і не дати можливості чиновникам послатися на нерозуміння, акцентуючи увагу на особливості вашого почерку.

Корисні поради

Перш ніж передати ваш лист чиновнику, зареєструйте його у секретаря і попросіть поставити відмітку про це на вашому екземплярі. Крім того ви можете надіслати її рекомендованим листом з повідомленням про вручення.