Як написати лист для акту звірки

Як написати лист для акту звірки

У спілкуванні бізнес-партнерів існує власна етика, що диктує форму звернення і стиль листування. Направляючи документи для розгляду контрагенту, неможливо просто упакувати їх в конверт і передати кур’єру для негайної відправки. Хіба що у вас є попередня домовленість, і з цим партнером вже встановилися певні відносини, що дозволяють уникати формальностей. В інших випадках потрібно разом з документами вкласти супровідний лист.

Інструкція

  1. Складіть лист в простій письмовій формі. Єдиного зразка для такого послання не існує, тому тут слід керуватися загальними правилами, прийнятими для ділового листування. Відповідно до них вступну частину відведіть під реквізити. Якщо у вашої організації є фірмовий бланк, то найкраще буде роздрукувати лист на ньому. Крім того, вам не доведеться окремо набирати власні реквізити, а досить буде вказати адресата у форматі «кому». Вкажіть тут посаду керівника фірми-партнера, найменування підприємства, ПІБ.
  2. Почніть текст супровідного листа зі слів «Направляємо вам». Попередньо можна вказати суть звернення «Про пересилання документації», але це не є обов’язковою вимогою, як і необхідність озаглавити документ. Повідомте підстави для передачі (в рамках договору, за запитом, за попередньою угодою і т.д.). Перерахуйте всі документи в розділі «Програма». Якщо їх кілька, то найкраще оформити таблицю, де буде вказано порядковий номер, найменування, кількість аркушів, примірників і пр.
  3. У заключній частині звернення повідомте партнеру ваші побажання. Це може бути прохання про повернення документів, інформування про отримання або ін Далі залиште місце для підпису керівника вашої організації, вкажіть його посаду і розшифруйте в дужках ПІБ. А потім повідомте прізвище, ім’я, по батькові виконавця і його контактний телефон для довідок.

Зверніть увагу

Супровідний лист насправді складається не тільки для дотримання правил ділового етикету. Воно дозволяє зафіксувати дату складання та відправлення документів, а також містить їх перелік, що дозволяє виключити плутанину з переданими або затриманими паперами.

Корисні поради

Якщо у вас немає фірмового бланка, поставте кутовий штамп вашого підприємства, призначений для оформлення вихідної документації.