Якщо ви хочете відправити лист не одній людині, а декільком членам вашого робочого колективу, зміст листа має дещо відрізнятися від звичайного. Крім того, нім забувайте дотримуватися правил ділового листування.
Інструкція
- Складіть список колег, яких ви бажаєте включити в розсилку. Перевірте, чи всі адресати мають відношення до цього питання. І навпаки, ви можете пропустити людину, яку повинні проінформувати своїм листом про що-небудь. Вивчіть коло зацікавлених осіб. Вирішити, кого з товаришів по службі ви поставите в полі «Адресат», а кого в полі «Копія». Зазвичай безпосередніх виконавців пишуть в графу «Адресат», а тих, хто контролює процес або бере участь в ньому непрямим чином, а також просто є зацікавленим співробітником, в полі «Копія».
- Подумайте, яким чином впорядкувати імена одержувачів. Вам буде набагато простіше, якщо у вашій компанії є конкретні сформовані правила на цей рахунок. В іншому випадку, визначити їх черговість можна різними способами. Наприклад, додайте їх прізвища в алфавітному порядку. Можна використовувати принцип старшинства. Краще знайдіть якесь лист від секретаря, адресоване кільком одержувачам і подивіться, як це робить він. Швидше за все, це і є негласним стандартом вашої компанії.
- Вкажіть тему послання. Вона повинна коротко відображати його зміст. Після цього переходите до тіла листа. Дотримуйтесь правила ділового листування. Ввічливо привітайтеся з колективом відразу і переходите до теми.
- Пишіть тільки по справі. Не упускайте важливих подробиць, але і не розводьте «воду». Цінуйте час своїх колег. Якщо для того, щоб краще вникнути в суть вашого повідомлення, необхідно бути в курсі інший листування, додайте цитати внизу листа. Не забудьте попрощатися і побажати всім продуктивного робочого дня.
