Практично всі звернення, які потребують прийняття рішень в рамках діяльності підприємства, адресовані першому керівнику. Їх оформлення регламентується загальними правилами діловодства. Лист на ім’я директора відноситься саме до таких документів, але має деякі особливості, які слід враховувати при його складанні.
Інструкція
- Для початку визначте вид ділового листа, від якого і залежатиме його оформлення. Це може бути інформаційне, лист-прохання або відмова, нагадування, підтвердження або договірне лист. У будь-якому випадку почніть його складання з верхнього правого кута листа, який традиційно відводиться під розміщення реквізитів адресата і відправника.
- Напишіть тут найменування підприємства, посада, ПІБ керівника в давальному відмінку. Відразу під ним вкажіть ваші власні реквізити в аналогічному форматі. Але тут ви можете додати найменування структурного підрозділу, в якому ви працюєте, координати для зв’язку. Розміщений тут телефон або e-mail можуть прискорити отримання відповіді на ваш запит. У цій частині ви також можете вказати коротко тему листа, суть звернення, наприклад, «про порушення термінів» або ін
- Назва документа при оформленні ділових листів не пишуть, а відразу починають зі звернення до керівника по імені та по батькові, найчастіше після слова «Шановний». Далі додайте основний текст листа, який логічніше всього буде почати з опису обставин, які змусили написати це звернення. Потім викладіть суть справи по можливості коротко, уникаючи зайвих подробиць. Тільки факти і цифри. Строго дотримуйтеся ділового стилю викладу.
- У заключній частині викладіть ваше прохання, пропозиція або нагадування. Назвіть терміни, в які ви будете чекати прийняття рішення з даного питання і способи повідомлення вас про них. Підпишіть лист у керівника вашої організації (підрозділу, відділу або ін.) Розшифруйте в дужках підпис, вказавши прізвище та ініціали уповноваженого до підписання документа особи, а також його посаду.
Корисні поради
Не забудьте зареєструвати лист у секретаря підприємства як вихідного документа, якщо лист адресовано керівникові сторонньої організації. І як вхідного, якщо директору власної фірми.
