Як написати лист на повернення коштів


 

Торгуючі організації нерідко стикаються з необхідністю повернення помилково сплачених або перерахованих коштів. Платники, на підставі наявних у них документів про минулий платіж, сподіваються повернути гроші за першою вимогою. Організація-одержувач платежу вимагає дотримання порядку повернення, де першим кроком має бути подання запиту на повернення, який оформляється у вигляді листа.



Інструкція

  1. Оформлення такого листа може знадобиться як приватним особам, так і підприємствам у випадку спірних платежів. Схема листи в таких випадках залишається незмінною, з невеликою коригуванням відповідної обставинам. Підготуйте документи, що підтверджують зарахування на рахунок опоненти зазначених сум (для організацій), квитанцію або чек про оплату (для приватних осіб).
  2. Візьміть фірмовий бланк організації, призначений для листування зі сторонніми організаціями, що містить повні реквізити. Якщо такого немає, ви можете поставити кутову друк або заповнити реквізити вручну. Розташуйте їх у верхньому правому куті листа, відразу після заповнення реквізитів адресата.
  3. Такий лист завжди пишеться на ім’я першого керівника підприємства, тому почніть зі слова «Директору» (начальнику, керуючому і т.д.). Далі вкажіть назву організації та ПІБ посадової особи. Зверніть увагу, що приватній особі, в частині, відведеної для розміщення реквізитів відправника, потрібно буде вказати власні прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, телефон для зв’язку або e-mail.
  4. Змістовну частину листа почніть з обігу «Просимо Вас повернути». Далі повідомте подробиці справи «помилково перераховані» і вкажіть суму, що підлягає поверненню. Уточніть договір (номер і дату укладення), відповідно до якого проводився платіж. Наведіть документ, що підтверджує проходження платежу (квитанція, платіжне доручення тощо).
  5. Не забудьте супроводжувати лист актом звірки, який є його обов’язковим додатком. Напишіть про нього в розділі «Додаток». В кінці листа відведіть місце для підпису керівника вашого підприємства і головного бухгалтера. Повідомте їх посади та розшифруйте підпису в дужках. Вкажіть дату складання документа і залиште місце для печатки.