Заохочення співробітників, сумлінно виконують свої службові обов’язки, передбачається статтею 191 Трудового кодексу РФ. Як правило, найпоширенішими видами заохочення є грамота, цінний подарунок, премія або присвоєння звання. Щоб документально обгрунтувати доцільність заохочення, відповідальній особі необхідно попередньо написати лист на ім’я керівника підприємства, де працює заохочений співробітник.
Інструкція
- Визначте, який саме вид листа на заохочення потрібно скласти. Це може бути доповідна записка, подання або характеристика. У доповідній записці вкажіть ваші пропозиції щодо заохочення співробітника. У поданні дайте характеристику професійних якостей нагороджуваного і його рівень кваліфікації. У характеристиці викладіть трудову біографію людини, представленого до заохочення.
- Оформіть лист на заохочення відповідно до прийнятого стандарту. На аркуші А4 в шапці напишіть повну назву підприємства, на якому працює співробітник, і ПІБ та посада керівника в давальному відмінку: «Генеральному директору А. А. Іванову». Поставте номер листа і дату. Нижче вкажіть вид листа, наприклад: подання на заохочення, доповідна записка на заохочення, характеристика на заохочення.
- Повністю розпишіть посаду представленого до заохочення співробітника, вкажіть його прізвище, ім’я, по батькові. У тілі листа викладіть всі необхідні відомості: з якого часу на підприємстві працює співробітник, як зарекомендував себе на робочому місці, чи був представлений раніше до нагород, чи має профільну освіту, а так само свідоцтва про проходження курсів підвищення кваліфікації. Покроково пишіть про кар’єрне просування співробітника, з зазначенням кожної займаної посади на підприємстві й року, коли працівник був підвищений або переведений в інший відділ.
- При характеристиці особистих якостей використовуйте основні критерії: стресостійкість, ініціативність, старанність, здатність працювати в команді. Якщо вважаєте за доцільне, опишіть докладніше якісь з характеризують співробітника трудові заслуги, наприклад, перевиконання плану або перемогу на конкурсі профмайстерності.
- У висновку листа вкажіть мотив для заохочення: «За сумлінну багаторічну працю та у зв’язку з ювілеєм співробітника», або «За високі професійні результати за підсумками року», «За зниження витрат підприємства», а також передбачуваний вид преміальних: грошову винагороду, цінний подарунок , путівка на відпочинок і так далі.
- Поставте свій підпис навпроти прізвища та посади і завізує лист у відділі кадрів або у головного бухгалтера. Потім передайте лист керівнику підприємства. Після його власноручного запевнення «схвалюю» лист на заохочення стає підставою для наказу про заохочення.
