Як написати лист-питання


 

Досвідчені секретарі знають, що ділова переписка складається на дві третини із запитів і відповідей на них. Головною метою письмового запитання є отримання будь-якої інформації від адресата. Автор листа розраховує на максимально повну відповідь, який йому нададуть в термін, передбачений законом або позначений у запиті. Строгих правил для оформлення письмових запитань немає. Однак існує кілька загальних вимог ділової переписки, яких слід дотримуватися при їх підготовці.



Вам знадобиться

— бланк організації;
- Папір формату А4;
- Ручка;
- Комп’ютер;
- Принтер.

Інструкція

  1. Надрукуйте лист-запитання на бланку організації, якщо ви звертаєтеся від імені колективу та за службовим приводу в іншу організацію або до приватної особи. Громадянин, що направляє запит до будь установа, повинен розбірливо написати його або надрукувати на аркуші формату А4.
  2. Вкажіть у правому верхньому куті листа відомості про адресата: повне найменування його посади, прізвище та ініціали, поштова адреса організації (при необхідності). Інформація про компнаїі-відправника міститься у лівій частині бланка. У спеціальній рядку діловод повинен проставити номер і дату вихідного документа. Якщо ж ви звертаєтеся від себе особисто, нижче перерахуйте власні дані: прізвище, ім’я, по батькові (без скорочення), домашня адреса, контактний телефон. Наприклад:

    «Директору ТОВ« Ранній ранок »
    В.В.Петрову
    Семенова Василя Васильовича,
    проживає за адресою:
    м. Н-ськ, Перша вул.
    д. 15, кв. 15,
    телефон 00-00-00 ».
      


  3. Складіть заголовок листа. Він повинен коротко відображати суть письмового звернення, наприклад: «Про мінімальний розмір партії насіння маргариток і оптової ціни на них». На фірмовому бланку помістіть цей реквізит зліва. Звертаючись від імені приватної особи, ви можете просто позначити формат листа, надрукувавши посередині рядка фразу «лист-питання», «письмовий запит» або «лист-запит».
  4. Перейдіть до викладу безпосередньо запиту. Це буде основна частина вашого листа. У перших 1-2 пропозиціях поясніть причину і мету, по яких ви хочете отримати ту чи іншу інформацію. Наприклад: «У травні члени садового товариства« Сад »планують провести масову закупівлю насіння маргариток. Вивчивши рекламний буклет вашої компанії, ми вирішили скористатися запропонованими послугами. У зв’язку з цим просимо вислати на вказану нижче адресу наступну інформацію ».
  5. Сформулюйте кожне питання. Намагайтеся виражатися точно і лаконічно. Не робіть пропозиції занадто довгими, включаючи в них 2-3 питання одночасно. В кінці обов’язково ставте знак питання — так ви виділите головну тему візуально. Якщо питань декілька, оформіть їх нумерованим списком. Наприклад:

    «1. Який мінімальний обсяг партії насіння?
    2. Скільки коштує 1 пакетик насіння оптом і в роздріб?
    3. Скільки часу займе доставка придбаної партії?
    4. Які документи необхідно надати для укладення договору поставки між вашою компанією та садівничим товариством? ».
      


  6. Закінчіть лист словами подяки. Ви також можете в тактовної формі вказати бажані терміни отримання відповіді, наприклад: «Заздалегідь дякуємо за відповідь. Сподіваємося отримати прейскурант протягом тижня ». На останньому рядку поставте підпис (від імені організації підписується начальник) і дату.