Як написати лист про погодження


 

При підготовці спільного проекту між різними організаціями або підрозділами одного підприємства нерідко виникає необхідність обговорення окремих деталей і умов реалізації. В такому разі запускається механізм узгодження, який дозволяє, враховуючи інтереси сторін, виробити спільну позицію по всьому списку питань. Оформлення такого листа підпорядковується загальним законам діловодства, проте має деякі особливості.


Інструкція

  1. Підготуйте список питань, що підлягають узгодженню. Як правило, лист, що містить такі умови, є самостійним документом, що передує укладенню основного договору. Воно може бути в деяких випадках використано як внутрішній документ, необхідний для вироблення спільного рішення і вимагає підтвердження правомочності у різних служб (безпеки, юридичної, фінансової, проектної і т.д.). В інших випадках його готують для обговорення спірних питань з організаціями-партнерами в роботі над спільним проектом.
  2. Для оформлення листа-звернення до контрагента вам знадобляться його реквізити й ті самі умови, які підлягають узгодженню. Почніть лист з вказівки адресата у верхньому правому кутку (найменування організації-партнера, посада, прізвище та ініціали відповідальної особи). Тут же коротко повідомте тему листа «про погодження …». Назва документа в такому разі писати не потрібно. Першою фразою листа буде звернення на ім’я та по батькові до особи, відповідальної за розробку частини проекту, яку веде їх організація. Зрозуміло, не забуваючи додати слово «Шановний». Далі зверніться з проханням розглянути запропоновані умови, привівши їх перелік, і винести рішення про погодження.
  3. У заключній частині листа повідомте термін, в який необхідно провести узгодження і внести необхідні поправки або прийняти пропозицію в повному обсязі. Далі слід дата складання листа, підпис відповідальної особи і її розшифровка в дужках.
  4. Зверніть увагу, що лист про погодження може бути як основним документом, що закріплює умови попередньої угоди, так і супровідним. Лист, до якого буде додаватися протокол узгодження або інший документ у вигляді списку або переліку, повинне буде містити пункт «Додаток». У ньому назвіть додаються документи (попередньо пронумерувавши їх), запропоновані до узгодження сторонами.

Зверніть увагу

Зверніть увагу, що лист про погодження може бути як основним документом, що закріплює умови попередньої угоди, так і супровідним.

Корисні поради

Не забудьте до відправки зареєструвати лист у секретаря в якості вихідного документа.