Як написати лист про відстрочку

Фінансова криза, порушення умов поставок, нерозторопність банків — тисяча причин може привести до ситуації, коли доводиться визнати неможливість своєчасних розрахунків в рамках вже підписаних угод. У таких випадках, щоб уникнути застосування штрафних санкцій контрагентом або взагалі розірвання договору, потрібно попередити партнера про виниклі складнощі і попросити відстрочити платіж. Краще всього скласти письмове звернення у формі гарантійного листа.

Інструкція

1. Такий лист може знадобитися написати як організації для попередження судових розглядів через порушення графіка розрахунків, так і приватній особі для звернення до банку з проханням реструктурувати систему виплат по кредиту. У будь-якому випадку форма листа буде приблизно однаковою.
2. В організації використовуйте для набору тексту бланк вашого підприємства з заповненими реквізитами, це позбавить вас від необхідності набирати їх вручну. Почніть складання листа з вказівки реквізитів адресата в правому верхньому куті аркуша відповідно до загальноприйнятих правил оформлення ділової документації. Тут вкажіть назву підприємства. Далі у форматі «кому» напишіть посаду керівника, його прізвище, ім’я та по батькові. Крім того, у вступній частині вкажіть вихідний номер документа і дату його складання.
3. На початку змістовної частини листа обов’язково вкажіть реквізити договору (номер, дату укладення) і назвіть учасників угоди. Далі перерахуйте платіжні зобов’язання, які не зможуть бути виконані у відповідності з умовами договору. Опишіть ситуацію, що склалася і зверніться з проханням перенести термін платежу. Тут можна вказати і умови, на яких ви просите відстрочку. Це може бути прохання не застосовувати штрафні санкції, або навпаки — згода на виплату відсотків.
4. На закінчення напишіть термін, в який ви гарантуєте зробити повний розрахунок. Підпишіть лист і розшифруйте підпис в дужках. Для організацій підготуйте місце для підписів, уповноважених до підписання фінансових документів осіб (керівник, головний бухгалтер).

Зверніть увагу Зверніть увагу

Пам’ятайте, що така форма повідомлення партнера в деяких випадках неприпустима. Іноді такі зміни угоди слід оформляти в порядку, передбаченому умовами договору або керуватися ст. 450 ГК України, яка регламентує порядок зміни його умов.

Корисні поради

Лист, що містить прохання про відстрочку платежу, можна відправити факсом або за допомогою електронної пошти. Але краще скористатися послугами пошти або кур’єрської служби з умовою доставки повідомлення про вручення. Таким чином у вас буде документ, що підтверджує вашу спробу попередити партнера про виниклу ситуацію завчасно.