Як написати лист про зустріч

Як написати лист про зустріч

Ділові зустрічі не завжди розглядаються партнерами по бізнесу як обов’язкові, тому що є багато своїх справ. Щоб були присутні всі потрібні люди, лист про зустріч треба складати в переконливою ключі. Так можна впливати на поведінку і плани інших людей.

Інструкція

  1. Повідомите одержувача листа про те, що ознайомилися з його запитом. Цей прийом доречно використовувати, якщо адресат чекає будь-якої реакції, а його запитання зручніше вирішувати саме при особистій зустрічі. Використовуйте таку можливість, зателефонуйте людині і повідомте, що направили лист з поясненнями. У цьому випадку ви будете впевнені, що повідомлення уважно прочитають.
  2. Висловіть розуміння проблем, які належить вирішити. У декількох реченнях опишіть, що поділяєте думку про актуальність та своєчасності поставлених питань.
  3. Перерахуйте переваги присутності адресата на майбутній зустрічі. Знайдіть не менше п’яти причин, за якими людині захочеться виділити час на захід. Зазначені причини повинні бути сформульовані з точки зору іншої сторони. Наприклад, прийде фахівець, який спеціально проконсультує з усіх питань, але іншої можливості зустрітися з ним найближчим часом не буде. Розташуйте причини у міру убування важливості.
  4. Розкажіть про додаткові аргументи на користь пропозиції. Тепер можете вказати причини, які не настільки важливі для адресата, але вплинуть на його поведінку. Наприклад, на зустріч запрошений директор підрозділу, який неодмінно зверне увагу, якщо хтось буде відсутній. Щоб не псувати репутацію, краще не пропускати захід.
  5. Вкажіть простий і легко доступний спосіб зворотного зв’язку. У адресата можуть з’явитися питання, пропозиції або уточнення. Дайте йому можливість моментально з’єднатися з відповідальною особою, а не займатися пошуком контактних даних.

Зверніть увагу

Поширена помилка — просити людину, як можна швидше зв’язатися після одержання листа і повідомити про своє рішення. Замість цього вкажіть конкретний час, до якого адресат повинен подзвонити. Якщо він цього не зробить, буде привід нагадати йому про зустріч.