Як написати лист у службу підтримки

Як написати лист у службу підтримки

При використанні будь-якого обладнання, ПО або інтернет-ресурсу, можуть виникнути проблеми, для вирішення яких знадобиться звернення до служби технічної підтримки. Для того, щоб отримати своєчасну допомогу, необхідно відправити фахівцям лист-запит з докладним і конкретним викладенням ситуації, що виникла.

Вам знадобиться

-Комп’ютер, або комунікатор;
-Інтернет-підключення.

Інструкція

  1. Прочитайте уважно файли довідки, особливо розділ «Часті питання» (FAQ або ЧаПи), а також відвідаєте форум користувачів даної програми або сайту, якщо такий є. Цілком можливо, що виникла у вас проблема є типовою, і способи її вирішення вже детально описані. Таким чином, ви зможете заощадити і свого часу (вам не доведеться чекати відповіді від служби підтримки) і час співробітників служби (їм не доведеться вступати в непотрібну листування). Якщо зазначена там інформація вам не допомогла, відправте свій запит.
  2. Скористайтеся для звернення в службу підтримки спеціальною формою запиту. Всі поля цієї форми заповніть в суворій відповідності до зазначених вимог. Якщо спеціальної форми немає, надішліть листа за допомогою звичайної електронної пошти (також можна скористатися ISQ або Skype, якщо такі контакти вказані). У заголовку (темі) листа вкажіть коротко суть проблеми. Наприклад: «Не можу зайти в особистий кабінет» чи «Збій у програмі при підключенні додаткового модуля».
  3. Вкажіть в тексті листа технічні характеристики використовуваного обладнання. Для вирішення багатьох проблем з роботою інтернет-додатків (наприклад, зі входом до системи або з відправкою повідомлень на форумі) достатньо буде зазначення даних про використовуваною операційною системою і браузері. У випадках проблем з використанням встановлених програм і додаткового устаткування опишіть також характеристики процесора, відеокарти, звукової плати, обсяг оперативної пам’яті, опис, що підключаються (монітора, модему, принтера і т.д.)
  4. Описуйте вашу проблему детально. По можливості, згадайте і перерахуйте в подробицях всі дії, які ви робили до виникнення проблеми (появи повідомлення про помилку і т.п.) в хронологічному порядку за принципом: ваша дія — отриманий результат. Наприклад: «Після натискання на кнопку« Увійти в систему »з’являється спливаюче вікно з повідомленням про помилку 666. Багаторазові спроби перезавантажити комп’ютер і зміна браузера Firefox на Opera проблему не усунули … »
  5. Проілюструйте при можливості виниклу проблему наочно за допомогою скріншотів (знімків екрану). Скріншоти можна робити, використовуючи спеціальні програми (вони є у вільному доступі в інтернеті), або за допомогою звичайної клавіші Print Screen на клавіатурі комп’ютера. Після натискання на цю клавішу, зображення, яке в даний момент відображається на вашому моніторі, буде скопійовано в буфер обміну.
  6. Запустіть програму Paint з стандартного комплекту Windows (меню Пуск — Всі програми — Стандартні). Після запуску програми натисніть комбінацію клавіш Ctrl + V і збережіть отримане зображення, вибравши в меню пункт «Зберегти як». Назва дайте будь-яке, а формат виберіть JPEG або PNG.
  7. Прикріпіть отриманий файл як вкладення до листа, або розмітити його на ресурсі, що дозволяє переглядати зображення у вільному доступі (наприклад, на Радикал-Фото). У цьому випадку не забудьте вказати в тексті листа посилання на сторінку зі скріншотом.
  8. Вкажіть при необхідності ваші контактні дані, ПІБ, або ваше зареєстроване ім’я користувача (нік) і відправте лист.

Корисні поради

Якщо окремий адреса для служби підтримки в контактах не вказаний, направте питання власнику сайту, адміністраторові ресурсу, або розробнику ПО.