Як написати лист в організацію

Як написати лист в організацію

Загальноприйнятою форми для таких документів як такої немає, але бажано дотримуватися загальні вимоги, що випливає з самої логіки ділового спілкування. Так, з перших рядків будь-якого послання повинно бути зрозуміло, кому воно адресоване, від кого, з якого питання і як зв’язатися з автором. Все це спростить обробку документа і передачу за належністю. А значить, збільшить шанси на позитивну відповідь.

Вам знадобиться

- Комп’ютер;
- Текстовий редактор;
- Принтер або електронна пошта.

Інструкція

  1. У першому рядку листа необхідно вказати як мінімум назва організації. В ідеалі це має бути конкретна людина з ім’ям і посадою, але, в принципі, необов’язково. У будь-якій організації розберуться, у чиїй компетенції питання, з якого ви звертаєтеся, і передадуть, кому належить.

    Навіть якщо ви адресуєте послання першій особі, не факт, що те саме буде його читати. Швидше за все, розпише на підлеглих.
  2. Вкажіть, хто ви. Якщо ви звертаєтеся від імені організації, краще всього використовувати фірмовий бланк, а посада і ПІБ вказати в підписі. У випадку, коли ви виступаєте як приватна особа, досить буде прізвища, імені та по батькові повністю і адреси. Для більш термінового контакту можете вказати телефон, адреса електронної пошти та інші способи зв’язку.
  3. У заголовку до змістовної частини свого листа сформулюйте, до якого типу воно належить: інформаційний запит (якщо просите відповіді на ті чи інші питання), скарга, претензія або претензійний лист (застосовано, якщо мова йде про порушення представниками організації ваших прав, зокрема, споживача), пропозицію (у тому числі комерційну пропозицію). Можливий і варіант «звернення».

    Рядком нижче бажано вказати тему листа, коротко формулює його суть: про що хочете запитати, чиї дії, співробітників якого підрозділи організації вважаєте неправомірними і т.п.

    При відправленні листа електронною поштою не нехтуйте для цієї мети також полем «Тема». Адже від його змісту залежить, чи буде лист прочитано або вбито.
  4. Повідомте адресату, що саме спонукало вас до нього звернутися. Якщо це інцидент, викладіть всі обставини: які саме дії, допущені щодо вас, чи вважаєте неправомірними, яких положень законодавства вони, на ваш погляд суперечать.

    Якщо щось пропонуєте, сформулюйте суть пропозиції, загострити увагу на вигодах, які може отримати з його прийняттям адресат, своїх сильних сторонах, що мають для того значення.

    Якщо просите державну організацію про роз’ясненнях, досить послатися на Конституцію і закон «Про порядок розгляду звернень громадян РФ».

    Загалом, дійте за обставинами.
  5. Викладіть суть того, про що просите (адже це і є мета, з якою пишеться ваше послання): заходів, яких ви очікуєте і вважаєте достатніми для реалізації своїх прав, перерахуйте питання, на які хотіли б отримати відповідь і т.п.

    Якщо лист пов’язане з конфліктною ситуацією і адресовано організації-винуватцю, не буде зайвим перерахувати заходи на випадок отримання невмотивованого відмови або ігнорування листа. Наприклад, подача позову до суду і вимога компенсації моральної шкоди.
  6. Наприкінці підпишіться. Якщо ви звертаєтеся як приватна особа, досить розпису (у паперовому варіанті) і дати. Якщо як представник організації, будуть потрібні вказівку посади і прізвища з ініціалами.