Як написати наказ про проведення заходу


 

При здійсненні фінансово-господарської діяльності керівники організацій проводять представницькі заходи, тобто офіційні прийоми. У процесі витрачаються деякі грошові кошти, які називаються представницькі витрати. Ці витрати враховуються в складі інших витрат, виходячи з цього можна зробити висновок, що вони зменшують податок на прибуток. Щоб врахувати їх у податковому обліку, ви повинні правильно оформити витрати. Одним з головних документів є наказ керівника про проведення представницького заходу.



Інструкція

  1. Оформіть наказ про проведення офіційного прийому. Тут вкажіть найменування контрагента, дату проведення переговорів. Цим же наказом можете призначити відповідальну особу за оформлення запрошень, а також за узгодження дати і місця проведення заходу з контрагентом.
  2. У розпорядчому документі перерахуйте тих осіб, які будуть складати план заходу, звіт за результатами його проведення. Обов’язково обговоріть терміни здачі документів у бухгалтерію.
  3. Перерахуйте в наказі тих осіб, які братимуть участь у представницькому заході. Ознайомте з наказом всіх відповідальних осіб, які повинні поставити підпис і дату ознайомлення.
  4. Складіть план-програму офіційного прийому. Тут вкажіть мета заходу (наприклад, для здійснення переговорів з контрагентом і подальшого укладення угоди), місце та дату проведення заходу. Також вкажіть список тих людей, які приймають участь в даному прийомі.
  5. Якщо є можливість, попросите у запрошених партнерів список беруть участь осіб. Це робиться для того, щоб ви могли заздалегідь розрахувати суму представницьких витрат. Узгодивши список учасників і місце проведення прийому, обговорите дату. Якщо необхідно, складіть список заходи. Наприклад, зустріч в аеропорту — 8.00; прибуття в ресторан — 09.00-09.30; презентація — 09.30-11.00 і т.д.
  6. Складіть кошторис витрат. Тут вкажіть найменування витрат і граничну суму. Наприклад, транспортне обслуговування — 2000 р.; Офіційний обід — 10000 р.; Буфетне обслуговування — 3500 р. В кінці підведіть підсумок.
  7. За результатами проведення представницького заходу складіть звіт. Тут знову впишіть місце і дату проведення заходу, мета. Перерахуйте учасників та проведені заходи. Виділіть результати прийому і підрахуйте загальну суму витрат.