Ведення особистих справ співробітників є обов’язком кадрової служби організації. Формування та ведення особової справи працівника здійснюється після підписання наказу про його прийом на роботу.
Вам знадобиться
- Документи співробітника, прийнятого на роботу (паспорт, документи про освіту);
- Документи, що оформляються при прийомі на роботу і в процесі трудової діяльності співробітника;
- Фотографія співробітника розміром 3х4 см;
- Папка-швидкозшивач.
Інструкція
- Роздрукуйте і видайте співробітникові, прийнятому на роботу, бланки особового листка по обліку кадрів та автобіографії, попросіть співробітника заповнити їх від руки. Нехай співробітник проставить в заповнених документах свій підпис і дату заповнення. Приклейте фотографію співробітника на першу сторінку особового листка по обліку кадрів.
- Візьміть звичайний швидкозшивач, роздрукуйте і приклейте на нього титульний аркуш-обкладинку особової справи. Зробіть копії паспорта (сторінок з фотографією, з пропискою, з відмітками про сімейний стан), документів про освіту співробітника, помістіть їх до особової справи. Прикріпіть туди також характеристики, рекомендації, резюме співробітника, заява про прийом на роботу. Якщо в організації трудові договори та кадрові накази зберігаються окремо, то зробіть і помістіть в особиста справа їх копії.
- Підшийте також до особової справи примірник посадової інструкції та інші документи, що стосуються оформлення прийому на роботу працівника. Не забудьте прикріпити автобіографію та особистий листок з обліку кадрів (зазвичай його поміщають в початок особової справи). Пронумеруйте всі аркуші особової справи, починаючи з копії паспорта і документів про освіту. Зробіть внутрішню опис документів, що зберігаються в особовій справі і помістіть її в початок особової справи.
- Доповніть особиста справа співробітника в процесі його роботи копіями різних документів про підвищення кваліфікації (копіями дипломів, свідоцтв, сертифікатів тощо), документами, що підтверджують переклади (заявами, додатковими угодами до трудового договору, копіями або другими примірниками наказів і т.п .), наказами про накладення стягнень або про заохочення та іншими документами.
- Завершіть особиста справа при звільненні працівника з організації документами про звільнення: заявою про звільнення, угодою сторін, копією або другим примірником наказу про звільнення і іншими документами.
- Підготуйте особиста справа звільненого співробітника до передачі в архів. Для цього розташуйте документи за хронологією дат в наступному порядку:
- Особовий листок з обліку кадрів та автобіографія;
- Копія паспорта і документів про освіту;
- Документи про прийом на роботу;
- Документи, які оформляються кадровою службою протягом трудової діяльності співробітника;
- Документи про звільнення (завершують особиста справа).
Пронумеруйте листи особової справи, переоформлюєте його внутрішню опис, здайте документ в архів. - У процесі діловодства документи особової справи розташовуються усередині нього у зворотній хронології тимчасової, тобто на початку справи виявляються розміщеними документи про звільнення, за ними — документи про переклади співробітника, накази про заохочення і стягнення тощо; за ними — документи про прийом на роботу та копії документів про освіту і т.п.
Зверніть увагу
Склад документів особової справи працівників не регламентований російським законодавством.
Корисні поради
Зберігайте особисті справи співробітників в сейфі кадрової служби, розташовуючи їх в алфавітному порядку.
