Як написати підтвердження


 

Лист-підтвердження — це прояв поваги до організації, яка звернулася до вас із будь-яким реченням. Навіть якщо ви відповідаєте відмовою, підтвердження того, що питання не залишився без уваги, дасть вам можливість не образити опонента і при необхідності повернутися до діалогу пізніше.



Вам знадобиться

— реквізити вашої компанії;
- Реквізити компанії адресата.

Інструкція

  1. Якщо ви пишете листа-підтвердження від імені компанії або організації, робіть це на фірмовому бланку. У шапці документа повинні бути вказані найменування вашої фірми, її юридична адреса, основний державний реєстраційний номер, індивідуальний номер платника податків, контактні телефони, іноді вказується сайт та електронну адресу компанії. Вся ця інформація повинні бути розташована у верхньому лівому куті аркуша формату А4. Якщо лист надсилається від приватної особи, напишіть свої прізвище, ім’я, по батькові, адресу постійного місця проживання та контактні дані.
  2. Навпаки даних відправника, праворуч, напишіть дані адресата: найменування організації, поштову адресу, посаду та прізвище, ім’я, по батькові людини, якій особисто має бути вручено цей лист-підтвердження.
  3. Нижче зліва вкажіть дату складання документа і його порядковий вихідний номер. Далі посередині напишіть назву листа, в якому повинна бути відображена його суть і зміст питання. Наприклад, «Підтвердження отримання запрошення на семінар».
  4. Далі напишіть сам текст листа. Він повинен побут лаконічним, конкретним, без зайвих слів і емоцій. Ваша мета просто дати зрозуміти адресату, що його пропозиція або прийнято, або просто не залишилося без уваги. Ви не зобов’язані своїм листом погоджуватися з пропозицією, але можете проявити увагу і повагу, навіть якщо даєте відмову в чому-небудь, найголовніше — це зворотна реакція для збереження стосунків. Ви можете просто підтвердити отримання запрошення на будь-який захід чи одержання тієї чи іншої інформації. В тексті листа звертайтеся до адресата по імені по батькові.
  5. Лист повинен бути роздруковано у двох примірниках і підписана керівником організації або відправником, якщо у нього є на це право. Один примірник залишається у вас, другий направляється адресату.