Складаючи план заходів, обов’язково враховуйте час на підготовку. Навіть найпростіша конференція на п’ять-десять чоловік вимагає чіткої організації та таймінгу. Крім того, відділу буде набагато легше працювати, маючи на руках попередній план.
Інструкція
- Пишіть план заходів відразу на рік. Це дозволить, по-перше, розрахувати приблизний бюджет. По-друге, розподілити обсяг робіт між співробітниками. По-третє, якщо планується залучення спонсорів, ви відправите їм одразу повний список, щоб вони вибрали акцію на свій смак.
- Розбийте план заходів по місяцях. Першими впишіть щорічні, постійні. Потім нові, які раніше не проводилися. Краще робити таблицю в Excel. Це дозволить редагувати план у міру додавання нових акцій.
- У таблиці зробити сім стовпців і стільки рядків, скільки заплановано подій. Перший стовпець — порядковий номер. Позначте його просто №. Другий — назва заходу. Третій — дата проведення. Четвертий — опис. П’ятий — бюджет. Шостий — прізвище та ім’я відповідальної за організацію менеджера. Сьомий — примітки. Тут ви напишіть всю корисну інформацію, яку не охопили в попередніх осередках.
- Четвертий стовпець «Опис» вимагає розшифровки. Додайте там приблизний план заходу. Скільки гостей буде запрошено. Буде це фуршет або банкет. Вкажіть місце проведення (конференц-зал, ресторан, хол готелю). Напишіть, які компанії можуть бути залучені в якості спонсорів. Яку мету переслідує захід. Чи потрібно заздалегідь замовити сувенірну продукцію та запрошення. Все це допоможе організації події та утвердження його у керівництва.
Зверніть увагу
Розраховуючи час на організацію заходу, обов’язково враховуйте терміни доставки запрошень гостям. Через те, що квитки були виготовлені пізно і кур’єр просто не встиг їх відвезти, подія може бути зірвано.
Корисні поради
Між заходами робіть перерву у півтори — два тижні. Навіть великим професійного колективу складно організовувати події частіше. Занадто багато акцій одночасно приведе до погіршення якості роботи.
