Як написати правильно листа директору


 

Нерідко ділове спілкування між підприємствами-партнерами починається з ділового листа від одного з них на ім’я керівника іншого. Від такого звернення, навіть спрямованого по електронній пошті, може залежати майбутнє співпраці. Тому важливо написати правильно листа директору, щоб він звернув на нього увагу і захотів відповісти.


Інструкція

  1. Зателефонуйте на фірму, в яку ви збираєтеся звернутися. Назвіться секретарю і попросіть уточнити прізвище, ім’я та по батькові керівника, а також те, як правильно називається його посада. Якщо у вас немає точних даних, заодно дізнайтеся повне найменування підприємства, адреса чи електронну поштову скриньку.
  2. Звичайний лист пишіть відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 і використовуйте для цього бланк вашого підприємства і стандартні аркуші білого паперу. У перший раз краще, звичайно, звернутися до директора компанії зі звичайним листом, а не по електронній пошті, де існує ймовірність того, що ваше повідомлення потрапить в папку «Спам» і не дійде до адресата.
  3. Обов’язково почніть текст листа з обігу «Шановний пан (або пані)» та вкажіть повністю ім’я та по батькові директора. Ніяких скорочень в обігу не допускається — пишіть найменування посади і всі регалії керівника, якщо вони є, повністю.
  4. У темі електронного листа або в спеціальному полі на бланку підприємства напишіть заголовок вашого повідомлення. Він повинен відображати суть вашого послання і бути досить помітним і привабливим для людини, який зібрався переглядати лист. Для одержувача великої кількості кореспонденції, а директор є саме такою людиною, заголовок або тема повідомлення значно спрощує обробку та сортування. За заголовком про вашому листі можуть пригадати пізніше і швидко знайти його.
  5. Основний текст листа почніть зі вступу-компліменту. Це покаже, що ваш вибір адресата зовсім не випадковий, і ви чітко знаєте, кому ви пишете і чим займається це підприємство. Відгукніться схвально про цю компанію як про солідний і надійному партнері, висловіть надію, що у вас виникнуть довготривалі зв’язки, корисні і вигідні для обох підприємств.
  6. Суть листа викладіть коротко, апелюйте конкретними цифрами і посиланнями. Пам’ятайте, що чим менше об’єм, тим більша ймовірність того, що лист буде дочитаний да кінця. Уникайте зайвих слів, загальних фраз, непотрібних прикметників і слів-паразитів. Не вживайте категоричні висловлювання або слова і фрази, які можуть сприйматися як директива.

Корисні поради

Перш ніж відправити лист, віднімайте його і перевірте на різного роду помилки.