Як написати правильно відмова


 

Лист-відмова — дуже специфічна частина ділового листування. В ньому має прозвучати негативну відповідь на прохання клієнта або пропозицію партнера. При цьому з одержувачем листа важливо зберегти гарні відносини. Щоб недвозначно висловити свою позицію, але не образити адресата і залишити про себе приємне враження, дотримуйтесь основні правила написання відмови.



Вам знадобиться

— офіційний бланк організації;
- Комп’ютер;
- Принтер.

Інструкція

  1. Складіть чернетка листа. Не нехтуйте цим етапом підготовки документа. Він дозволить вам привести думки в порядок і підібрати максимально коректні фрази.
  2. Почніть текст з традиційного звернення до одержувача: «Шановний Іван Іванович!» Або «Вельмишановний пан Іванов!». Не використовуйте інші формулювання, адже письмова відмова носить офіційний характер.
  3. У лівому верхньому кутку вкажіть адресата листа: найменування компанії, посада, прізвище, ініціали співробітника або прізвище та ініціали приватної особи. Відомості про вашу компанію буде представлено на офіційному бланку в правому верхньому куті.
  4. Напишіть основну частину документа. Спочатку повторіть надійшла прохання або пропозицію. Безумовно, не потрібно повністю переписувати текст вхідного документа. Досить в кількох словах викласти його суть, використовуючи традиційні обороти ділового мовлення: «Відповідно до вашим запитом про надання копії наказу …» або «У відповідь на ваше прохання про продовження терміну пільгового кредитування повідомляємо …».
  5. Далі перерахуйте причини відмови. Пояснення негативного відповіді повинно бути коротким, логічним, твердим по суті, але не різким за формою. Чи не спотворюйте ситуацію, не приводите неіснуючі факти і неправдоподібні аргументи. По можливості підтверджуйте свої слова посиланнями на законодавчі та нормативні акти. Але не впадайте в крайнощі. Перевантажуючи лист просторовими поясненнями і багатослівними вибаченнями, ви ризикуєте ще більше розсердити адресата.
  6. Заключну частину листа почніть зі стандартною формулювання, що дозволяє вам залишатися ввічливим, але непохитним у своєму рішенні: «Враховуючи викладені вище факти, ми, на жаль, змушені відмовитися від співпраці з вашою компанією» або «З жалем повідомляємо про неможливість подальшого продовження кредитної лінії» .
  7. Спробуйте пом’якшити відмову. З цією метою повідомте адресату про інші варіанти співпраці, про нові послуги вашої компанії, якими він може скористатися на пільгових умовах, про можливість повторного розгляду його прохання через певний час і т.д. Вся інформація повинна бути абсолютно достовірною і актуальною.
  8. Перечитайте чорновий варіант листа. Виправте помилки, внесіть необхідні доповнення та поправки. Роздрукуйте відмова на офіційному бланку організації, підпишіть у керівника і направте адресату.