Як написати шапку


 

Діловий лист пишеться на комп’ютері, оформляється на бланку організації і складається з наступних обов’язкових частин: шапки, поводженню чи вітання, суті питання, заключних фраз, підписи. Саме правильність написання першої частини послання підвищує ймовірність, що воно знайде свого адресата, а не загубиться в стосах офісних паперів.


Інструкція

  1. Починайте шапку листи в правій частині документи, вирівнювання встановіть з цього ж краю. Якщо офіційний бланк вашої організації має зображення або символіку у верхній частині сторінки, переконайтеся, що текст не буде наповзає на нього. Далі виберіть один з варіантів оформлення шапки.
  2. Вкажіть особа, якій адресовано лист. Обов’язково напишіть його посада в організації, прізвище та ініціали. Наприклад:
    Виконавчому директорові
    ТОВ «МосСпецСтрой»
    Вельськом А.Н.
    Ви можете дописати перед прізвищем адресата ввічливу форму «г-ну» або «г-же». Крім того, припустимо відмова від ініціалів, в цьому випадку прописується ім’я.
      
  3. Використовуйте вступні слова, щоб шапка листи не була схожа на початок заяви в ЖЕК або ЗАГС, її оформляють таким чином:
    До: ТОВ «МосСпецСтрой»
    Кому: Виконавчому Директору Вельськом А.Н.
    При бажанні ви можете перенести прізвище та ініціали на наступну сходинку, якщо напис вийшла дуже довгою. Якщо ви хочете підкреслити день написання листа, а вихідний номер з якихось причин не присвоюється, можна ввести третій рядок «Дата».
  4. Оформіть шапку листа так, як це прийнято робити в діловому листуванні за кордоном. Спочатку вказують прізвище та ім’я адресата, потім назва організації, де він працює, а потім адресу. Це особливо зручно, якщо лист надсилається поштою в конверті з прозорим віконцем. Виглядає шапка наступним чином:
    Антону Вельськом
    ТОВ «МосСпецСтрой»
    Москва, Вишняківська 6-2-11.
  5. Пам’ятайте, що якщо ви пишете в іноземну організацію чи в підприємство з спільним капіталом, необхідно спочатку вказати будинок, потім вулицю, місто, поштовий індекс і країну. Крім того, перед ім’ям і прізвищем можна написати «г-н» або «Mr.».
  6. Якщо ваш лист носить інформаційний характер, не адресовано комусь конкретному або ви не знаєте прізвище потрібного вам людини, напишіть в шапці наступне:
    До: ТОВ «МосСпецСтрой»
    Кому: Усім, кого стосується.
    В цьому випадку краще ввести третій рядок «Тема».