Як написати службовий лист

Як написати службовий лист

Службові листи складають до 80% від загальної кількості документів, які готуються в організації чи на підприємстві. З їх допомогою відбувається спілкування між установами та приватними особами. Службові листи носять інформаційний характер, вони так само можуть бути складені у вигляді запиту чи вимоги.

Інструкція

  1. Визначтеся з метою листи. Його потрібно писати тільки в тому випадку, якщо питання, якому воно присвячене, не можна вирішити по телефону або при особистій зустрічі, а також, якщо воно має служити офіційним документом, що підтверджує сам факт його відправлення. Обміркуйте його заздалегідь і переконайтеся в тому, що адресат вами вибраний правильно і що в його компетенції буде лежати відповідь у тому випадку, якщо ваш лист — запит.
  2. В одному листі повинен бути викладений тільки одне питання. Кілька запитань допускається викладати тільки в тому випадку, якщо вони взаємопов’язані між собою. Адресат повинен відразу зрозуміти суть і категорію вашого листа, тому її необхідно викласти в перших же фразах. У них повідомте не тільки суть питання, але і ті дії, які ви припускаєте отримати у відповідь. У вступній частині ви можете послатися на нормативні акти, якими ви керуєтеся при складанні листа і які служать підставою для запиту або надання інформації.
  3. Якщо обставини і суть питання вже відомі адресату і були обговорені заздалегідь, то службовий лист можна писати без ввідної частини, викладаючи відразу саме питання.
  4. Основна частина листа повинна спонукати до дій, переконувати або роз’яснювати. Текст її повинен бути ясним, чітким, коротким і логічним. Факти, викладені в ньому повинні бути перевіреними і об’єктивними, цифрові дані — максимально точними. Сам лист пишіть в діловому, нейтральному тоні. Текст може бути написаний від першої особи в однині або множині або від третьої особи в однині.
  5. Уникайте в тексті листа категоричних виразів. Використовуйте для цього вступні слова і конструкції: якщо можливо, мабуть, як треба з, як відомо.
  6. Діловий етикет вимагає починати лист з фрази «Шановний» і писати ім’я та по батькові адресата. Якщо їх немає, то в кінці листа, перед підписом керівника вашої організації обов’язково повинна стояти фраза «З повагою,». Це повага ви можете підкреслити і в тексті листа, використовуючи такі дієприслівникові звороти, як: «ретельно вивчивши ваші зауваження Ваші зауваження …», «уважно розглянувши Ваші пропозиції …».
  7. Службове лист обов’язково має бути написано на бланку організації, де вказано її повне найменування та контактні телефони.