Як написати уточнення до листа

Як написати уточнення до листа

Нерідко трапляється так, що вже відправлений лист не містить в собі повної або зрозумілою адресату інформації, і в цьому випадку доводиться відсилати лист-уточнення.

Інструкція

  1. Звірте інформацію, що міститься в тексті вже відправленого листа, з відомостями джерела. У випадку, якщо ви знайшли якісь неточності (нерідко це трапляється при вказівці номерів рахунків, відомостей про документи і т.п.), вам доведеться направити адресату і лист-уточнення. Такий лист слід написати і в тому випадку, якщо ви виявили неповноту представленої інформації або вирішили, що джерело, на який ви посилалися, не дуже надійний (таке іноді трапляється в ході дружньої та ділової переписки викладачів, вчених і т.д.).
  2. Почніть лист з обігу до адресата. Залежно від того, пишете ви лист на ім’я керівника організації, колеги або приватної особи, звертайтеся по батькові або тільки по імені. В офіційному листуванні пред’являються особливі вимоги до листування: всі листи розсилаються тільки на фірмових бланках з логотипом організації та складаються відповідно до встановленої форми.
  3. Якщо у зв’язку з відправленим раніше листом у адресата виникли якісь незручності, обов’язково вибачитеся. Наприклад, використовуючи стандартні форми: «Приносимо свої вибачення за те, що …» або «Дозвольте вибачитися перед Вами за те, що». Вкажіть причину вибачень. Якщо ви направляєте лист колезі або другу, вибачення можна, за бажанням, опустити.
  4. Зверніть увагу, що характерною особливістю такого листа є чітка вказівка ​​на те, що воно є доповненням до попереднього послання. Якщо це офіційне звернення, обов’язково вкажіть дату, реєстраційний номер і приведіть короткий опис попереднього листа. У разі неофіційною листування досить буде вказати дату.
  5. Перерахуйте по пунктах всі можливі уточнення з посиланням на достовірні джерела. При необхідності додайте до листа завірені копії потрібних документів або укладення впливових експертів.
  6. У висновку висловіть надію на те, що ваша співпраця не припиниться у зв’язку з виниклими непорозуміннями, і візьміть на себе відповідальність за можливі збої в роботі організації-адресата через недостовірної інформації, наданої вами раніше. У приватній переписці попросіть надіслати вам коментарі до уточнених вами даними.
  7. Завізує лист у керівника організації, поставте печатку, вкажіть дату. У листі колезі або другу буде достатньо, якщо ви вкажете дату та ім’я.