Як написати відгук про проведений захід


 

Завдання звіту про захід — не тільки представити подію в найбільш вигідному світлі, а й отримати можливість організувати щось подібне і в майбутньому. У цьому документі необхідно розповісти, для кого і з якою метою проводився захід, кількість людей, які знадобилися ресурси і чи достатньо їх. Подбайте про те, щоб на самому заході була людина, яка може надати фотографії або відеозапис.



Інструкція

  1. Оформіть титульний лист. Звіт — більш-менш вільна форма документації. Проте в деяких випадках необхідно вказати, куди ви збираєтеся надавати цей документ. Напишіть це у правому верхньому кутку сторінки формату А4. Приблизно посередині титульного аркуша напишіть назву «Звіт», а в наступному рядку — «про такий-конференції» (концерті, виставці і т.п.). Внизу напишіть місце і час проведення. Відформатуйте все це по центру.
  2. На першій сторінці самого документа напишіть, скільки людей було присутнє. Порахувати їх можна різними способами. Дані про кількість делегатів конференції чи зборів є в протоколі. Якщо мова йде про концерт чи виставці, можна запропонувати гостям сувеніри. За кількістю залишилися після події папок або ручок з логотипом ви досить точно порахуєте, скільки у вас було гостей. Кількість учасників народного гуляння або мітингу можна встановити лише приблизно.
  3. Вкажіть мета заходу. Вона може бути освітньої, просвітницької, розважальної і т.д. Розкажіть про те, хто виступав і з якими номерами, які задавалися питання, як реагувала публіка. Звіт про конференцію нагадує протокол, але відрізняється більш вільною формою викладу. У звіті про вернісажі або концерті напишіть, чому було присвячено дану подію, хто його головний герой, з чим він виступив. Якщо захід складався з декількох частин, дайте короткий зміст кожної. Звичайно, немає необхідності докладно розписувати, як проходив кожен перерву, але про те, що конференція складалася з пленарного засідання, роботи секцій та фуршету, згадати можна. Також не забудьте розповісти про те, хто, крім художника, виступав на відкритті виставки.
  4. Напишіть, який реквізит ви використали. Чи був він підготовлений вчасно, чи вистачило вам виділених грошей. Не забудьте і про технічні засоби. Прикладіть кошторис.
      
  5. Дайте короткий аналіз заходи. Чи всі, що було заплановано, вдалося повести? Визначте, що вийшло краще всього і над чим треба б попрацювати. Уточніть, які умови необхідні, щоб надалі подібні заходи проводилися на більш високому рівні.
  6. Вкажіть, були присутні на вашому заході представники засобів масової інформації і хто саме. Дані можна взяти у члена оргкомітету, відповідального за роботу з пресою. Якщо мова йде про конференцію, саміті, науковому семінарі і т.п., дані повинні бути у відповідальних за реєстрацію. Можна вказати, що за підсумками заходу в таких-то ЗМІ вийшли такі-то матеріали.

Корисні поради

Прикладіть наочні матеріали. Підберіть найбільш вдалі фотографії або кращі відеофрагменти. Перепишіть все це на диск та додайте до звіту.