Як написати відповідь на скаргу

Як написати відповідь на скаргу

Претензії до організацій та їх співробітникам прийнято оформляти у формі скарги, це своєрідне заяву з описом ситуації та умов, при яких були порушені або ущемлені права заявника, а також вимога вжити заходів до того, хто допустив це порушення. Відповідь на скаргу повинен бути складений грамотно з юридичної точки зору. Якщо ви оформите відповідь на претензію правильно, це допоможе захистити ваші інтереси.

Інструкція

  1. По-перше, при отриманні скарги прийміть її і зареєструйте, обов’язково вкажіть дату отримання, прізвища і посаду особи, яка отримала її. Віддайте пред’явнику скарги копію самої претензії з відміткою і прийомі. Зверніть увагу, що навіть якщо ви не бере претензію, то заявник може просто відправити її вам рекомендованим листом з повідомленням про отримання. У принципі, цього буде достатньо, щоб вважати, що ви претензію отримали.
  2. При складанні відповіді на претензію підготуйте письмові докази, які будуть відстоювати вашу позицію. Також відновите хронологічний порядок подій, що згадуються в претензії. У наслідок вашу відповідь на скаргу може бути використаний в суді, як доказ вашої позиції, тому постарайтеся вирішити питання мирним способом, і запропонуєте клієнтові якусь компенсацію у відповіді на скаргу. Якщо питання не вирішиться і буде переданий до суду, то ваша позиція може позитивно вплинути на рішення суду. Зазвичай терміни відповіді на претензію встановлюються при укладенні договору. Ви, як одержувач претензії, зобов’язані отримати, розглянути і дати письмову відповідь на неї протягом цього терміну.
  3. У відповіді на скаргу вказуйте всю необхідну для даного документа інформацію, а саме:

    напишіть найменування компанії, дані про реєстрацію, а також адреси відправника і одержувача скарги.
  4. Вкажіть саму суть скарги. Якщо претензія була повністю або частково задоволена, то вкажіть суму компенсації, а також термін і спосіб відшкодування.
  5. Якщо вами було відмовлено в задоволенні скарги, вкажіть причини відмови, посилаючись на ті чи інші правові документи, статті закону. Не забудьте вказати всі документи, що додаються до відповіді на скаргу.