Як написати заявку

Як написати заявку

На людину, яка готує заявку, лежить велика відповідальність. Помилки можуть бути непоправні. Заявки використовують усюди — на виробництві, в торгівлі, у міжнародних відносинах. Тому важливо оволодіти цим навиком.

Інструкція

  1. Уточніть терміни подачі заявки. Запізнення можуть бути неприпустимі. Як вважається термін — в момент вашого відправлення? Або в момент отримання заявки відповідальною особою? Чи є між вашими містами різниця у часі?
  2. Отримайте зразок. Якщо формуєте заявку вперше, візьміть зразок її заповнення. Навіть прості поля в бланку можуть заповнюватися з будь-якими нюансами. Чи треба заповнювати всі друкованими літерами? У якому форматі пишеться дата? Чи потрібна розшифровка підпису? Зразок дасть відповідь на всі подібні питання.
  3. Запитайте про типові помилки. Людина, що обробляє заявки, може дати цінну інформацію. Новачки, як правило, спотикаються на одному і тому ж. Будьте завбачливі.
  4. З’ясуйте, де беруться необхідні дані. Для формування заявки можуть знадобитися цифри, доступ до яких ви не маєте. З ким необхідно зв’язатися? Чи буде у людини час, щоб ви не запізнилися із заявкою?
  5. Продумайте можливі ризики. Якщо цифри знаходяться в комп’ютері, а в день заявки відключать світло, що ви будете робити? Якщо людина, яка повинна надати інформацію, раптом захворіє, хто його може замінити? Якщо заявку повинен завізувати керівник, чи буде він на місці? Заздалегідь спрогнозуйте такі випадки.
  6. Напишіть і протестуйте чернетку. Спочатку «заповніть» заявку у зошиті. Переконайтеся, що нічого не втрачено.
  7. Акуратно перепишіть заявку. Чи буде зрозумілий ваш почерк?
  8. Подайте заявку відповідальній особі. Якщо його немає на місці, де гарантія, що інша людина не забуде передати заявку?
  9. Переконайтеся, що заявка прийнята. Подзвоніть і дізнайтесь.

Зверніть увагу

Якщо надсилаєте заявку звичайною поштою, зробіть це не в останній день. На пошті бувають черги. Обов’язково збережіть квитанцію.

Корисні поради

Після відправки першої заявки уточните, чи все влаштовує приймаючу сторону? Ввічливість допоможе уникнути конфліктних ситуацій.