Як написати звіт про захід

Як написати звіт про захід

Звіт про проведений захід може бути коротким або розгорнутим. Але в ньому обов’язково повинні бути дані про те, скільки коштів витрачено на організацію події і скільки гостей прийшло. А так же список преси, яка відвідала вечір.

Інструкція

  1. «Шапку» звіту заповнюйте наступним чином. Вгорі, посередині аркуша А4, напишіть великим шрифтом ЗВІТ. На наступному рядку «про проведений захід», вказавши в лапках назва події. Під нею — дату і місце проведення.
  2. Відступивши дві або три рядки, надрукуйте підзаголовок «запрошені». Тут вкажіть число тих, кому були розіслані запрошення і тих, хто був присутній на заході. З’ясувати це можна простим способом. Заздалегідь приготуйте певну кількість сувенірної продукції. Незадовго до закінчення заходу поставте біля виходу промоутерів, які будуть роздавати подарунки. Порахувавши кількість, що залишилася ви дізнаєтеся, скільки приблизно було гостей. Або під виглядом лотереї зберіть запрошення і візитки прийшли. З одного боку ви порахуєте присутніх, з іншого — обзаведетеся корисними контактами. Окремо вкажіть, скільки було vip-персон — генеральних директорів підприємств, акціонерів, відомих особистостей. Перерахуйте їх імена та прізвища.
  3. У розділі «преса» напишіть, скільки було присутньо журналістів, і для яких засобів масової інформації вони працювали. Додайте сюди контактні телефони. Якщо публікації вже вийшли — додайте їх до звіту.
  4. Наступний підзаголовок «захід». Тут опишіть, як пройшов вечір, хто з керівництва виступав на сцені, що було в програмі. Розкажіть, як публіка сприйняла організацію, чи сподобався фуршет і музичний супровід. Наприкінці прикріпіть кошторис витрат. Там повинні бути по пунктах прописані всі витрати: оренда залу, оплата роботи ведучого, вартість сувенірів і т.д. Порахуйте, скільки було витрачено коштів на кожного гостя.
  5. «Примітки». Тут як можна більш детально розпишіть недоліки проведеного заходу. Де були збої, що пішло не так. Це допоможе виключити повторення ситуацій надалі. Дайте рекомендації, як оптимізувати процес організації свята. Можливо, потрібно задіяти більше співробітників або змінити систему оповіщення гостей. Всі ці зауваження дуже важливі для керівництва, що вивчає ваш звіт.
  6. Останнє — фотографії. Прикладіть до звіту найвдаліші зображення заходи. Постарайтеся запам’ятати наплив гостей, посмішки на обличчях, оплески. Не забудьте прикріпити фото директора. Керівництву завжди приємно увагу до власної персони.