Як навчитися писати лист

Як навчитися писати лист

Хоча сучасні технології практично звели нанівець епістолярний жанр у приватному житті, і ми практично перестали писати листи друзям, знайомим і родичам, ділова переписка як і раніше залишається актуальною. Це відбувається тому, що діловий лист є юридичним документом, так само, як і інші, належним чином оформлені і підписані домовленості. Тому кожному, хто в рамках своїх службових обов’язків працює з листуванням, необхідно навчитися писати листи.

Інструкція

  1. Якщо ми домовилися, що діловий лист, це документ, то його оформлення має відповідати всім стандартам і вимогам, що пред’являються до документів. Його пишуть на бланку організації, на аркуші стандартної паперу формату А4. Традиційно використовується шрифт Times New Roman або Arial розміру 12. Поле ліворуч залишають розміром 3 см, праворуч — 1,5 см.
  2. На бланку повинна бути відображена вся необхідна інформація про ту організацію, яку ви представляєте: найменування, юридична адреса, банківські реквізити та контактні факси, телефони, адресу електронної пошти.
  3. Зліва вкажіть тему листа, постарайтеся вкластися в одну коротку фразу. Праворуч напишіть кому призначено лист — прізвище, ініціали адресата, його посада, найменування та адресу організації. Всі ділові листи починайте з обігу «Шановний …», у зверненні обов’язково пишіть ім’я та по батькові адресата.
  4. Перш ніж починати писати лист, зосередьтеся і обміркуйте, яку думку, пропозиція або інформацію ви хочете донести до вашого респондента. Ви повинні розуміти, що довгі, плутані і незв’язні листи ніхто не хоче читати.
  5. Щоб після перших же пропозицій ваш лист не відправили в кошик або не відбулися відпискою, викладайте свій текст в логічній послідовності, щоб кожне наступне пропозиція була продовженням попереднього і наповнене новим змістом. Такий лист читати будуть з інтересом. Крім того, постарайтеся вкластися за об’ємом на 1 лист. Це показник вашого вміння стисло і дохідливо викладати свої думки, що відразу розташовує до вас адресата.
  6. В тексті листа перший абзац присвятіть короткому висвітленню питання, завдання і вкажіть причину, по якій її рішення є необхідним. Потім висловіть свої міркування з цього приводу, дайте пропозиції йди просто необхідну інформацію. На закінчення зробіть висновки і опишіть вигоду від прийняття вашої пропозиції або дайте короткий аналіз тієї інформації, яку ви виклали вище.
  7. Підпишіть лист, дайте розшифровку свого підпису із зазначенням посади та контактного телефону.