Як нумерувати кадрові накази

Як нумерувати кадрові накази

При оформленні кадрових наказів необхідно велику увагу приділяти їх юридичним значенням. Для володіння законною силою, вони повинні містити ряд необхідних реквізитів, у тому числі реєстраційний індекс або, по-іншому, номер документа. Правила реєстрації наказів визначаються локальним документом установи, але існують також загальнопоширені правила.

Інструкція

  1. Порядковий номер наказу по кадрам є також його реєстраційним номером (індексом). Нумерацію всіх наказів (розпоряджень) з кадрів ведіть протягом делопроізводітельного року окремо для кожної групи розпорядчих документів у спеціальних реєстраційних формах.

    Делопроізводітельний рік зазвичай збігається з календарним (1 січня — 31 грудня). Але є винятки, наприклад, установи культури, освіти тощо, канцелярський рік в яких починається 1 вересня.
  2. Для початку розмежуйте всі накази по окремих групах. Розділіть папери відповідно їх терміну зберігання на документи довгострокового зберігання та документи короткострокового зберігання.

    У великих організаціях, які налічують велику кількість працівників, для зручності виділіть в межах масиву наказів з однаковим терміном зберігання декілька груп по однорідної тематики.

    Приміром, документи довгострокового зберігання можна розділити на групи: накази про прийом, накази про звільнення, накази про переведення. А папери короткострокового зберігання можна розмежувати на серії: накази про відпустки, накази про відрядження.

    В організаціях з дуже великою штатною чисельністю іноді доводиться розробляти літерні позначення наказів по кожній категорії персоналу.
  3. Далі кожну з цих груп наказів по особовому складу зареєструйте в спеціальних формах. Як реєстраційної форми можна використовувати журнал, реєстраційно-контрольні картки або систему електронного документообігу. У кожної з цих форм є свої переваги і недоліки.

    Реєстраційно-контрольні картки та електронні картотеки, які зазвичай дублюють один одного, більш зручні для систематизації і пошуку. Реєстраційні журнали забезпечують більшу інформаційну безпеку.

    Реєстраційні форми не мають суворого стандарту, але зазвичай містять наступні дані:

    - Дата;

    - Порядковий номер наказу;

    - Хто підписав (посада, прізвище);

    - Короткий зміст наказу;

    - Заснування;

    - Виконавець.
  4. Тепер, щоб нумерувати накази по кадрам, вам достатньо заглянути у відповідний журнал і привласнити документу черговий індекс.