Як оформити діловий лист

Як оформити діловий лист

Від оформлення та змісту ділового листа багато в чому залежить доля наміченого справи, подальшого співробітництва, прохання. Цей документ ви готуєте і направляєте на адресу свого потенційного або діючого інвестора, партнера. Воно відіграє роль вірчої грамоти, за якою адресат буде судити, наскільки серйозно до вас треба поставитися. Це показник вашої компетенції, письменності і вміння стисло і переконливо викладати свої доводи. Існують загальні правила оформлення ділових листів, які не залежать від їх змісту.

Інструкція

  1. Пишіть ділові листи на стандартних аркушах паперу формату А4. Якщо ви пишете від імені організації, то використовуйте її бланк, на якому вказана назва, юридична адреса, адреса електронної пошти, номери факсів і телефонів для зв’язку. Після отримання такого листа, адресат зможе зв’язатися з вами без особливих проблем.
  2. Вимоги до зарамкового оформлення документа, ширина полів, розміри відступів, викладені в ГОСТ Р 6.30-2003. Згідно з ним, ширина лівого повинна бути дорівнює 3 см, правого — 1,5 см. Для написання ділових листів слід використовувати стандартний шрифт Times New Roman 12 розміру. Нумерація сторінок проставляється в тому випадку, якщо лист написано на кількох сторінках. Нагорі першої сторінки проставляється реєстраційний вихідний номер листа та дата його реєстрації.
  3. Справа, в шапці листа, вказується найменування посади, прізвище та ініціали одержувача листа, адреса організації, в яку лист направляється. Зліва в окремому полі необхідно вказати тему листа.
  4. Починати діловий лист слід з обігу: «Шановний (а) пан (пані)» після цього вставте ім’я та по батькові адресата. Перший абзац повинен починатися стандартними фразами: «Звертаємо Вашу увагу», «Ми раді повідомити Вам», «В даний час» і т.п. Звертаючись до одержувача листа, завжди пишіть займенник Ви, Вас з великої літери. У першому абзаці викладіть коротко суть вашого письмового звернення і переходьте до основної частини.
  5. Викладайте суть листа короткими, добре читаються пропозиціями. Текст розбивайте на логічно відокремлені абзаци. Уникайте зайвих подробиць, постарайтеся вкластися на один лист.
  6. Останній абзац почніть зі слів «Виходячи з вищевикладеного» або «Враховуючи вищесказане». Після них викладайте свій висновок, прохання, пропозиція.
  7. У тому випадку, якщо до листа будуть включені додаткові матеріали, вкажіть список з номерами додатків і їх найменуваннями, кількістю аркушів.
  8. Завершіть лист найменуванням своєї посади, прізвищем та ініціалами, поставте підпис і число. Якщо лист було написано за вашим дорученням, то виконавець внизу листа повинен вказати своє прізвище, ініціали та телефон для зв’язку, якщо адресату потрібні уточнення.

Корисні поради

Уважно віднімайте весь документ, перевірте його на наявність орфографічних, пунктуаційних та стилістичних помилок. Це показник вашої загальної грамотності як фахівця.