Неправильно оформлений договір може принести уклала його компанії збитки, а співробітнику, що допустив помилку, — дисциплінарне стягнення. Якщо у ваші посадові обов’язки входить укладення договорів з клієнтами, оформляйте їх за існуючими правилами.
Інструкція
- Отримайте у начальника стандартну розроблену форму договору або типовий бланк. Як правило, такі є в будь-якій компанії, що спеціалізується на наданні послуг, виконання робіт, постачання товарів та інших формах роботи з клієнтами.
Уточніть у керівництва, які поля форми вам слід змінювати, які графи бланка заповнювати.
- Попросіть у клієнта надати документи, що засвідчують його особу, а при необхідності також інші документи. Їх перелік залежить від специфіки договору, що укладається. Внесіть дані з документів у відповідні поля форми. Дайте договором номер, поставте поточну дату.
- Після того як заповніть форму договору, надайте його для ознайомлення клієнта. При необхідності роз’ясніть незрозумілі моменти. Після того як клієнт ознайомиться з текстом договору, запропонуйте йому підписати всі примірники документа. Як правило, їх буває два, по одному для кожної із сторін.
- Уявіть договір на підпис керівнику вашої фірми. Його підпис посвідчіть печаткою компанії. Якщо клієнтом є організація або індивідуальний підприємець, з їхнього боку також повинна бути поставлена печатка.
- Внесіть дату і номер договору, а також інші необхідні дані в журнал реєстрації договорів. Він може заповнюватися в письмовому або в електронному вигляді, в залежності від порядку, заведеного у вашій організації.
Зверніть увагу
При підписанні договору в керівника вашої компанії дійте відповідно до заведеним в організації порядком. У деяких фірмах підпис директора можна отримати негайно, у присутності клієнта. У компаніях, де висновок типових договорів поставлено на потік, підпис керівника іноді вже проставлена в бланку. В інших фірмах умови договорів значно варіюються, і кожен з них проходить ретельну перевірку, тому для отримання підпису часу буде потрібно більше. Крім того, може знадобиться додаткове узгодження тексту документа з начальниками деяких підрозділів компанії, наприклад, юридичного відділу.
Корисні поради
На всякий випадок зробіть для себе ксерокопії документів, представлених клієнтом і використаних вами для заповнення договору. Вони знадобляться, якщо виникнуть сумніви в тому, що ви правильно виконали роботу.
