Як оформити доповідну


 

Конфлікти в трудових колективах виникають досить часто. Не завжди їх вдається вирішити без втручання керівництва, особливо якщо проступок когось із співробітників викликав серйозні наслідки для організації. В цьому випадку інший співробітник може подати доповідну записку на ім’я директора чи керівника підрозділу.


Вам знадобиться

— комп’ютер;
- Принтер;
- Папір А4:
- Ручка;
- Нормативні акти, що стосуються виробництва;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Інструкція

  1. У будь-якому офіційному зверненні необхідно вказати, кому і від кого воно спрямоване. У правому верхньому кутку сторінки напишіть посаду і прізвище адресата в орудному відмінку, а також його ініціали. Трохи нижче вкажіть свої дані. Прізвище та ініціали в даному випадку повинні стояти в родовому відмінку. Вирівняйте текст по правому краю. Якщо назви посад займають занадто багато місця, розділіть кожне з них на дві строчки. Пропозиція на цьому не закінчується, тому поставте тільки ту точку, яка позначає скорочення по батькові.
  2. Відступите трохи і напишіть з маленької літери слова «доповідна записка». Ось тепер можна поставити крапку. В сучасному діловодстві допустимо й інший варіант, коли назва документа набирається прописними буквами. У цьому випадку точка в кінці не потрібна.
  3. Як і будь-яке звернення, доповідна записка складається з двох частин. У першій частині розкажіть про те, що зробив співробітник, на якого ви скаржитеся. Вкажіть пункти нормативних документів, які він порушив. Поясніть, які наслідки викликав проступок. Викласти суть події можна у вільній формі, але постарайтеся писати коротко і зрозуміло.
      
  4. У другій частині викладіть, про що ви просите адресата. Ви можете запропонувати йому розібратися в ситуації, навести порядок в підрозділі і т.д. Не варто пропонувати керівнику поговорити з провинилися співробітником, якось його покарати. Директор і сам прекрасно розбирається в кадрових питаннях. Вирівняйте текст по двом сторонам і виставте абзаци.
  5. Відступіть кілька рядків і зліва поставте дату. Роздрукуйте документ і підпишіть його. Доставити доповідну записку адресату можна кількома способами. Якщо підприємство невелике, можна документ передати особисто. У великій організації найзручніше передати через приймальню, попросивши секретаря завізувати. Можна скористатися корпоративної або навіть звичайною поштою, особливо якщо організація дуже велика, а інцидент стався в одному з відділень.

Корисні поради

Як правило, доповідну записку пише один співробітник. Але можливий і колективний документ. В цьому випадку необхідно у верхній частині сторінки перерахувати всіх авторів, вказавши їхні посади.

Доповідну зовсім не обов’язково набирати на комп’ютері. Її можна написати і від руки. Постарайтеся, щоб текст був розбірливим.