Як оформити факс


 

Факсимільний спосіб передачі інформації дозволяє миттєво відправити документ за допомогою телефонної лінії або мережі інтернет. Факси використовуються в роботі підприємств поряд з паперовими та електронними листами.



Вам знадобиться

— комп’ютер;
- Текстовий редактор.

Інструкція

  1. Запустіть текстовий редактор, щоб створити факсимільне повідомлення. Відкрийте новий документ, якщо використовується програма Microsoft Word, виконайте команду «Файл» — «Створити» — «З шаблону». Виберіть з доступних шаблонів «Титульна сторінка факсу» варіант на свій розсуд.
  2. Якщо у вас Word версії 2007 і вище, клацніть по кнопці Office в лівому верхньому кутку програми, потім клацніть «Створити» та зі списку виберіть пункт «Факс». У правій частині вікна будуть показані доступні для завантаження шаблони оформлення титульної сторінки факсу. Виділіть потрібний вам шаблон, клацніть по кнопці «Завантажити». Заповніть наявні поля за допомогою одинарного клацання мишею по елементу форми.
  3. Введіть реквізити факсу. Заповніть поле «Кому», в нього внесіть назву підприємства, а також безпосереднього одержувача факсу (посада, прізвище та ініціали в давальному відмінку). Потім впишіть номер факсу одержувача в наступному полі. Введіть дату відправки Вашого повідомлення. Якщо ви хочете створити факс в якості відповіді на лист або факсимільне повідомлення, введіть у поле «Відповідь» дату і номер документа, на який відповідаєте.
  4. Заповніть поле «Від». У ньому введіть назву своєї організації, вашу посаду, прізвище та ініціали. Якщо факс не службовий, а особистий, прізвища, імені та по батькові буде достатньо. Потім вкажіть свої номери телефонів та факсу.
  5. При необхідності заповніть поле «Копія» та «Коментарі». Обов’язково вкажіть загальну кількість сторінок відправляється документа, щоб при отриманні можна було перевірити, чи всі листи отримані. Встановіть терміновість відправки документа.
  6. Оформіть на наступних сторінках факсу текст повідомлення. Бажано використовувати більш великий шрифт, щоб забезпечити читаність букв при роздруківці, т.к. в деяких факсимільних апаратах досить низька якість друку.
  7. Врахуйте, що даний документ не матиме юридичної сили без підпису відповідної посадової особи, тому факс не може використовуватися для передачі особливо важливої ​​для підприємства інформації. Виконайте відправку факсу за допомогою факсимільного апарату або спеціального додатку, наприклад, Venta Fax.