Як оформити інформаційний лист


 

Одним з видів ділових листів є інформаційний лист. Воно адресується партнерам компанії і повинно містити в собі вичерпні відомості про об’єкт сповіщення одержувача. Нерідко такий документ є відповіддю листом, до нього додаються матеріали, які складаються з інформації, що лунає до адресата.



Вам знадобиться

— документи підприємства;
- Відомості, які слід донести до адресата;
- Реквізити одержувача;
- Правила діловодства.

Інструкція

  1. Лівий верхній кут інформаційного листа повинен містити назву фірми, яка бажає донести певні відомості до одержувача. Впишіть повна адреса місця знаходження підприємства, номер контактного телефону. Якщо у компанії є штамп, то слід поставити його, так як він складається з усіх необхідних реквізитів. Вкажіть дату складання листа, його вихідний номер. Як правило, інформаційний лист є відповіддю на лист-запит. В такому випадку напишіть номер і дату вхідного документа.
  2. Правий верхній кут повинен складатися з відомостей про адресата. Якщо інформаційний лист адресовано керівникові певної компанії, вкажіть його персональні дані, назва посади, найменування підприємства та повна адреса його місця розташування з індексом.
  3. Вкажіть тему інформаційного листа. Наприклад, про нараду або появу нової продукції. Змістовна частина листа складається з відомостей, інформації, яку слід донести до отримувача. Вона повинна починатися зі слів: «Доводимо до вашого відома …», «Інформуємо вас про …», «Сповіщаємо вас про …». Це залежить від того, яка мета відповідного листа, яка коротко повинна бути описана в документі і включати в себе необхідні дані.
  4. Як правило, до інформаційного листа необхідно додати матеріали. Це можуть бути прайс-листи, рекламні листівки, договори та інші документи. Назва додатків слід вказати в кінці листа, а також вписати кількість аркушів доданих матеріалів.
  5. Закінчувати інформаційний лист потрібно словами: «З повагою …» тощо. Далі вписується посада, персональні дані одноосібного виконавчого органу, його заступника або діловода. Один з перерахованих осіб (в залежності від того, хто уповноважений займатися написанням і відправленням ділових листів компанії) ставить свій підпис, вказує номер свого контактного телефону.