Як оформити кадрові документи

Як оформити кадрові документи

У всіх організаціях існують кадрові документи. Вони полягають у тому, щоб регулювати трудові відносини з працівниками. Будь ревізія починається з перевірки цієї документації, саме тому дуже важливо правильно її оформляти.

Інструкція

  1. Головне, це керуватися різними законами, інструкціями та іншими нормативними документами при складанні будь-якого кадрового документа. Порушення будь-яких правил веде до різних санкцій.
  2. Документи оформляються після видання наказу керівником організації. На підставі всіх особистих документів співробітника заповнюються форми, наприклад, трудовий договір.
  3. При прийомі на роботу кадровий працівник повинен зняти з усіх документів копії і підшити їх до особової справи співробітника. У цю папку надалі також можна вкладати документи, наприклад, заява на відпустку. Слід сказати, що ведення особової справи необов’язково для приватних фірм.
  4. Також слід скласти опис усіх наявних в особовій справі документів, які повинні перебувати згідно хронологічним порядком і містити порядкові номери.
  5. Всі зміни в особових справах вносяться з заяви самого працівника і згідно прикладеним копіям, наприклад, у разі зміни прізвища — свідоцтва про укладення (розірвання) шлюбу. При цьому старі документи не підлягають утилізації, вони повинні залишатися в особовій справі працівника.
  6. На обкладинці особової справи зазначається інформація про працівника, а саме: прізвище, ім’я, по батькові та порядковий номер особової справи. Потім він реєструється у спеціальному журналі обліку особистих справ.
  7. Запам’ятайте, що особисті справи, а також документи співробітника необхідно зберігати в сейфі або в іншому надійному місці. Відповідальність за це повинні нести кадрові працівники, які призначені наказом керівника.
  8. Слід також враховувати, що особисті справи не передаються самим співробітникам, а вивчати їх можна лише в присутності відповідальної особи.