Як оформити лист з діловодства

Як оформити лист з діловодства

Незважаючи на все більшого поширення електронного документообігу, спілкування між підприємствами за допомогою електронної пошти, ділова переписка не втратила своєї актуальності. Більше 80% ділових листів друкується на паперовому носії та відправляється поштою або шляхом внутрішньовідомчої експедиції. Як же правильно написати листа, щоб воно досягло своєї мети, а не було надіслано адресатом у відро для сміття?

Інструкція

  1. Приступаючи до написання ділового листа, візьміть бланк підприємства. Як правило, його формат визначено в інструкції з діловодства, друкується на папері формату А4. Якщо друк буде здійснюватися на готовому бланку, подбайте про достатню відступ зверху (щоб розмістилися реквізити підприємства). Залиште поле ліворуч — 30мм, справа і знизу — 20мм (можна менше, але не менш 15мм).
  2. Вибираючи бланк, визначтеся з розташуванням реквізитів (кутове чи поздовжнє). Якщо ваш лист пов’язано з виробничо-фінансовою діяльністю, несе в собі інформацію, пропозиція до співпраці, адресоване приватній особі — краще використовувати кутове розташування реквізитів (у лівому верхньому куті аркуша).

    У верхній лівій частині листа друкуються реквізити адресата. Для юридичної особи — це найменування організації (в називному відмінку), посада особи, якій призначено лист (у давальному відмінку). Наприклад, ВАТ «Павловськграніт», начальнику відділу продажів Іванову І.І.

    Якщо лист надсилається керівнику, найменування підприємства можна не вказувати, т.к. воно входить у найменування посади (наприклад, «Директору ВАТ« Павловськграніт »Сидорову Е.Е.).
  3. Лист-привітання, лист-запрошення краще буде виглядати на бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів. У шапці такого листа мінімальна кількість реквізитів — герб чи емблема, найменування підприємства, скорочене найменування (тільки в тому випадку, якщо воно закріплене в статуті або іншому керуючому документі), дата і номер. Адреса, телефони, електронна адреса організації розташовуються в нижньому колонтитулі. Зміст такого листа бажано розмістити на одному аркуші.
  4. Тепер приступайте до написання самого листа. Найменування документа (Лист) друкувати не потрібно. Шрифт виберіть на свій розсуд, якщо це не обумовлено інструкцією з діловодства. Найчастіше використовується шрифт Times New Roman, кегль 12 — 14.
  5. Якщо воно призначене конкретній особі, звертайтеся безпосередньо до нього («Шановний Микола Іванович!») І тільки на «Ви». Якщо ні, приступайте відразу до тексту. У випадку, коли лист короткий, змініть міжрядковий інтервал на 1,5.

    Зміст повинен бути ясним, чітко висловлювати те, що ви хочете від адресата.
  6. На завершення вкажіть посаду керівника, який підписав лист, ПІБ (ініціали ставте попереду прізвища, наприклад В. І. Петров). Нижче — свої координати як виконавця — прізвище, ім’я, по батькові, телефон.

Зверніть увагу

Граматичні помилки в листі недопустимі.

Корисні поради

Якщо лист підписує не начальник, а його заступник, не ставте ніяких косих рис, слів, підписаних ручкою. Посада повинна відповідати підпису.