Як оформити наказ реєстрації наказів


 

Порядок оформлення наказів по підприємству встановлюється інструкцією з діловодства. При цьому облік і зберігання цих документів ведеться в спеціальній книзі реєстрації наказів, яка в обов’язковому порядку має бути присутня у кожній організації.



Інструкція

  1. Сформуйте журнал реєстрації наказів. На великих підприємствах цим займається окремий співробітник з діловодства, невеликі компанії для цих цілей призначають відповідальну особу. Використовувати можна як затверджену форму книги реєстрації, так і розроблену самостійно.
  2. Виготовте обкладинку журналу реєстрації наказів. Вона повинна бути виконана з щільного матеріалу, щоб листи наказів не пом’ялися під час зберігання. Варто відзначити, що дані документи повинні зберігатися на підприємстві не менше 5 років.
  3. Напишіть на обкладинці найменування підприємства, назва книги і період. В залежності від частоти видання наказів в організації журнал реєстрації може бути розрахований на місяць, квартал або рік. На зворотному боці обкладинки зазначається інформація про відповідальне особі за ведення і зберігання документа.
  4. Виберіть один із способів зберігання наказів в книзі реєстрації. Вони можуть підклеюються в книзі або вставлятися за допомогою швидкозшивачі. Другий варіант кращий на випадок, якщо необхідно дістати один з наказів і зробити його копію. Всі накази повинні бути розкладені в хронологічному порядку. Деякі підприємства залишають резервні номери, які можуть знадобитися для проведення наказів заднім числом. Однак даний спосіб є незаконним, тому не варто їм зловживати.
  5. Розробіть загальний бланк для наказів підприємства. Як правило, це фірмовий бланк, у верхній частині якого є заздалегідь підготовлені реквізити підприємства: найменування, адресу та реєстраційні відомості.
  6. Оформіть наказ. Поставте його номер і дату складання. Після цього придумайте заголовок, який повинен коротко відповідати на питання «про що?». Основний текст складається з викладу підстави наказу та розпорядчої частини. В кінці ставиться підпис керівника або іншої уповноваженої особи.
  7. Після цього наказу оформляється в книзі реєстрації наказів. Якщо документ зачіпає працівників підприємства, наприклад, формується комісія, то зазначені особи повинні відзначити, що ознайомилися з наказом і поставити свій підпис.