Як оформити недостачу по інвентаризації


 

В ході ведення обліку бухгалтер може виявити недостачу по товарно-матеріальним цінностям, яка виникла в результаті псування, розкрадання або природного убутку. У цьому випадку на підприємстві організується інвентаризація, яка покликана виявити обгрунтованість суми заборгованості за недостачами і визначити винну особу.



Інструкція

  1. Прийміть наказ про проведення інвентаризації, якщо був виявлений факт недостачі. Вкажіть в даному документі дату проведення, склад комісії та майно, яке підлягає перевірці. Надайте комісії всі прибуткові і витратні документи по даній справі. Визначте залишки цінностей за даними обліку. Зберіть розписки у матеріально-відповідальних осіб.
  2. Визначте фактичну наявність майна, складіть інвентаризаційний опис і слічітельнуювідомість, яка дозволить виявити суму недостачі. Якщо вона ставиться до коштів, то необхідно виконати також ревізію каси і скласти відповідний акт. Залишок готівки звіряється з даними касової книги підприємства.
  3. Відобразіть суму виявлених в ході інвентаризації та ревізії недостач на дебеті рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». При цьому в кореспонденції з даним рахунком знаходиться рахунок, який характеризує цінності, за якими виявлено даний факт. Так може використовуватися рахунок 50 «Каса», рахунок 10 «Матеріали», рахунок 01 «Основні засоби», рахунок 41 «Товари» та інше.
  4. Складіть акт недостачі, що сталася через пересортиці, природного убутку чи технічних втрат. На підставі цих документів суму нестачі необхідно відобразити на кредиті рахунку 94 в кореспонденції з рахунком 20 «Основне виробництво», рахунок 44 «Витрати на продаж» та інше. При цьому для цілей оподаткування дані витрати відносяться до матеріальних витрат підприємства.
  5. Вимагайте від працівника письмове пояснення, якщо недостача сталася внаслідок розкрадання. Якщо співробітник відмовиться надавати пояснення, то складається відповідний акт. Розмір шкоди визначається фактичними втратами на підставі ринкових цін. При цьому в обліку суми нестачі відносяться на дебет рахунку 73 «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку». Після чого на кредиті рахунку 98 «Доходи майбутніх періодів» відображається різниця між стягуваної суми та балансової вартості відсутньої цінності.