Як оформити обкладинку справи


 

Згідно з чинним законодавством РФ, особиста справа заводиться не на всіх працівників. Ця вимога обов’язково тільки у відношенні державних службовців. Тим не менш, у багатьох комерційних організаціях також існує подібна практика, особливо щодо тих працівників, які займають відповідальні посади.


Інструкція

  1. Особиста справа працівника являє собою папку з усіма необхідними документами (заява про прийом на роботу, анкета або особовий листок з обліку кадрів, автобіографія або резюме, копія наказу про прийом на роботу, накази про заохочення і стягнення тощо). Тому для його складання зніміть всі необхідні копії і візьміть у співробітника оригінали.
  2. Обкладинка особової справи повинна складатися за формою, встановленою ГОСТом 17914-72. Правда в даний час (особливо, в комерційних організаціях) це дотримується не завжди. Але щоб уникнути непорозумінь і проблем з контролюючими інстанціями, необхідно стежити, щоб на обкладинці особової справи містився необхідний мінімум інформації.
  3. У верхній правій частині обкладинки вкажіть порядковий номер справи (зазвичай — табельний номер). Саме під цим номером особиста справа реєструється в «Книзі (журналі) обліку особистих справ». У цій книзі повинна міститися наступна інформація: порядковий номер, прізвище, ім’я, по батькові працівника, а також дата постановки справи на облік і дата зняття справи з обліку.
  4. В деяких організаціях, крім порядкового (табельного) номера справи в правому верхньому куті обкладинки ще заповнюють графи: «Фонд № ____» і «Опис № ____».
  5. У середній частині обкладинки напишіть повне найменування організації. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю« Восток ». Під ним скорочена назва організації: «ТОВ« Восток », а ще нижче — найменування структурного підрозділу, де трудиться співробітник. Наприклад: «відділ постачання». Під цими даними зазначається: «Особиста справа № …» — відповідно до табельною номером, зазначеним у верхній правій частині. Відразу слідом за цим напишіть прізвище, ім’я та по батькові працівника в називному відмінку.
  6. У правому нижньому кутку обкладинки особової справи повинні бути такі записи:
    - «Дата початку»;
    - «Дата закінчення»;
    - «На _____ аркушах»;
    - «Зберігати _______».
      

Зверніть увагу

Термін зберігання справи в кожному випадку визначається чинним законодавством РФ.