Як оформити офіційний запит


 

Лист-запит — частина ділового листування між організаціями або між організаціями та громадянами. Його головною метою є отримання автором від адресата будь-яких офіційних відомостей або документів. При оформленні письмового запиту необхідно дотримуватися певних правил.


Вам знадобиться

— бланк організації;
- Папір формату А4;
- Комп’ютер, на якому встановлений текстовий редактор;
- Принтер;
- Конверт.

Інструкція

  1. Підготуйте чернетку листа. Якщо ви направляєте запит від імені організації, використовуйте фірмовий бланк. Прохання приватної особи можна написати від руки або надрукувати на звичайному папері формату А4.
  2. Складіть «шапку» листи. У неї входять реквізити обох сторін, заголовок, звернення. Відомості про адресата листа додайте справа, у верхньому куті аркуша. Перерахуйте посада, прізвище та ініціали офіційної особи, якій направлено запит, наприклад, «Начальнику департаменту освіти адміністрації Томської області І. І. Іванову».
  3. Спосіб подання реквізитів автора листа залежить від його юридичного статусу. Якщо відправник запиту — організація, то відомості про неї наводяться на бланку в лівому верхньому кутку. Громадянин, самостійно готує офіційне звернення, повинен відразу після реквізитів адресата перерахувати свої дані: прізвище, ім’я та по батькові повністю, адреса за пропискою і фактичного місця проживання, контактний телефон. Наприклад:

    «Генеральному директору
    ТОВ «Керуюча компанія»
    І. І. Іванову
    Сидорова Петра Петровича,
    зареєстрованого за адресою:
    м. Іжевськ, вул. Перша, д. 1, кв. 1,
    проживає за адресою:
    м. Іжевськ, ул.Вторая, д. 2, кв. 2,
    телефон: 33-33-33 ».

  4. Сформулюйте заголовок листа. Він повинен коротко відображати суть запиту, наприклад: «Про надання відомостей про середньооблікової складі колективу за 1 півріччя». Надрукуйте заголовок зліва під реквізитами вашої організації. У запиті приватної особи цей елемент не використовується.
  5. Відступите від заголовка листа або від реквізитів сторін 2-3 рядки і надрукуйте звернення до адресата. У запиті організації використовуйте ділову форму: «Шановний Іван Іванович!» Або «Шановний пан Іванов!». Приватна особа може вказати в цьому рядку тільки вид звернення, не згадуючи імені-по батькові кореспондента, наприклад, «запит», або «інформаційний запит», або «запит про надання відомостей».
  6. Напишіть основну частину листа. У ній коротко розкажіть про ситуацію, в зв’язку з якою ви направляєте даний запит, обгрунтуйте необхідність надання вам запитуваних відомостей. Викладайте думки і факти грамотно і без емоцій. При необхідності посилайтеся на чинне законодавство, що гарантує ваше право на отримання офіційної інформації.
  7. До листа ви можете додати копії документів. У тексті після основної частини обов’язково вкажіть кількість додатків і обсяг кожного з них, наприклад:

    «Додатки:
    1. Копія паспорта громадянина РФ на 1 л. в 1 прим.
    2. Копія свідоцтва про шлюб на 1 л. в 1 прим. »

  8. В кінці запиту поставте дату і особистий підпис. Документ, що направляється від імені організації, підписує керівник. Номер і дату вихідного листа вкажіть у спеціальній рядку бланка.
  9. Перевірте чорновий варіант запиту, виправте помилки. В організаціях часто потрібно узгодити лист з відповідальними співробітниками. Потім надрукуйте відредагований варіант і відправте поштою.