Як оформити опис документів


 

Опис документів являє собою довідник, який розкриває склад і зміст документів, систематизує і враховує їх усередині всього набору документів. Складання описів — це важливий етап в обробці і впорядкування документів, метою якого є не тільки збереження документів, але і їх чітке оформлення.



Інструкція

  1. Оформлення опису документів виконуйте на фірмовому бланку організації (якщо такий є). Це не є обов’язковим, але бажаним вимогою до подібних документів. У будь-якому випадку найменування організації повинно бути вказано.
  2. Пропишіть заголовок, який повинен містити інформацію, визначальну приналежність документів, внесених в опис. Наприклад, «Опис документів, що знаходяться в кримінальній справі», «Опис документів, наявних в атестаційному справі», «Опис документів на візу до Данії» і т.д. Якщо в організації складання описів ведеться регулярно, пропишіть порядковий номер опису.
  3. Створіть таблицю, що складається з наступних розділів: «№ п / п», «Найменування документа», «Кількість аркушів у документі». Заповніть всі перераховані поля. При необхідності додайте уточнюючі стовпці в таблицю. Наприклад, «Сторінки з ___ по ___», «Номери сторінок», «Цінність», «Примітка» і т.д.
  4. Під таблицею напишіть, скільки разом листів, документів або примірників ви включаєте в опис. Пропишіть цифрами і прописом: 3 (три), 25 (двадцять п’ять).
  5. Завершіть складання опису підписами керівників організації, так чи інакше відповідальних за оформлення даної опису (інспектор відділу кадрів, завідувач виробництвом і т.д.). Пропишіть повністю найменування посади керівника і розшифровку його прізвища, імені та по батькові. Якщо необхідно, включіть в документ П.І.Б. і підпис особи, яка здала і прийняв документи.
  6. Вкажіть також дату складання документа. Вона може бути розташована як наприкінці, так і на початку опису, як зліва, так і праворуч документа. Друк організації на описи не ставиться.
  7. Опис документів складається у двох примірниках: один залишається в організації, інший пред’являється за місцем вимоги.

Корисні поради

При необхідності ви завжди можете скористатися зразками описів, які є в інтернеті в великій кількості і різноманітності.